ウェブ会議で気を付けるべき４つのマナー

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、業務のテレワーク化などが進むなか、さまざまな会合についてもZoomなどを使ったウェブ会議の導入が進みつつあります。
会議は多くの人が集まりやすく、クラスター発生のリスクがありますので、ウェブ会議の導入は理にかなっています。
ただ、ネット上とはいえ会議ですから、新たに気をつけるべきマナーがあります。
ウェブ会議ならではの、気をつけるべき４つのマナーを解説します。

マナー１ 仕事の場を意識した服装・身だしなみをする

出社して会議に臨むのではなく、自宅などオフィス以外の環境からの参加となると、無意識のうちに気の緩みが出てしまい、服装や身だしなみなどが疎かになるという失敗をしがちです。
極端な例を挙げれば、時間ギリギリに着替えが間に合わず、寝間着で参加してしまったというケースがあります。
そこまで極端でなくても、普段着で参加するといったケースはありがちです。

身だしなみについても同様です。
気の緩みなどから、髭剃りをしないなど、見苦しい格好で参加してしまったという失敗談は比較的よく聞くものです。
ウェブ上で行われるといっても、あくまでも「仕事の場」です。
自宅で過ごしているのと同じような服装・身だしなみで参加するというのは、マナー違反となります。
ウェブ会議に参加する時には、せめて襟のある服を着用するなど、仕事の場であることを意識する必要があります。
身だしなみも同様で、ちゃんと髭を剃り、ヘアスタイルを整えておきましょう。

マナー２　背景の映り込みは可能な限り排除する

会社で行われる会議では、多くの場合、専用の部屋を使用することになります。
基本的に会社の備品などが置かれている場ではないので、会議に集中することができるためです。
ところがウェブ会議の場合には、そうした専用の部屋が用意されているわけではありません。
Zoomなどを通じて、自室から参加することになるケースが多いでしょう。

その場合、自室が背景に映り込んでしまうと、いろいろと不都合が起きます。
例えば、自室が極端に散らかっている場合には、会議の参加者に悪い印象を与えてしまいかねません。
そこまで極端なケースでなくても、自室の本棚などが背景に映り込んでしまうと、会議の雰囲気を損ねてしまうことになりかねないでしょう。

ウェブ会議に使える専用の部屋がある家は多くないですが、仮に自室から参加する場合であっても、背景の映り込みは可能な限り排除していく方がマナーに則っています。
背景の映り込みも考慮して、座る場所や角度を調整するようにしましょう。

マナー３　生活音ができるだけ入らないよう心がける

会社での会議で専用の部屋を使うことについては、余計な物音が入ってきにくいというメリットもあります。
これも、会議に集中するという意味では重要なことです。
ところが、家でウェブ会議に参加する際には、どうしても生活音が入るという問題が生じます。
家族が話しかけてくる音や、近所で鳴る救急車のサイレンなどが考えられます。

ウェブとはいえ会議は「仕事の場」なので、家族には会議中に部屋に入ってこないように前もって言っておくことで、会議を妨げるような生活音の軽減を図る必要があります。
また、会議中には部屋の窓を閉め切っておけば、屋外からの音もある程度はシャットアウト可能です。
その際には熱中症対策などを考え、エアコンをかけておきましょう。

ただ、完全に生活音をなくしてしまうのは難しいことです。
どうしても気になる人がいるのなら、普段は音声入力をミュートにしておき、発言の際にミュートを外すようにするのがおすすめです。

マナー４　相槌を打つ時に声を出さないようにする

ウェブ会議はネットを通じて行いますので、どうしても音声などに遅延が生じてしまいます。
このため、出社して行う会議では当たり前のことが、NGとなってしまうケースも生じてきます。
一例として、相手に同意を示す際の相槌が挙げられます。
出社して行う会議では、相槌のさいに「うんうん」などと声が出てしまっても、大きな問題となることは考えられません。

ところが、ウェブ会議の場合は遅延によって、相槌の音声が遅れて伝えられてしまうのです。
誰かが発言しようとした時に相槌の音声が聞こえると、発言の妨げとなることも考えられます。
もちろん、相手に対して同意を示すため、相槌を打つこと自体は決して悪いことではありません。
ウェブ会議の席で問題となるのは音声ですから、声を出さずにうなずくだけにすれば問題は回避できます。

ただ、いきなり習慣を変えるのは難しく、どうしても声が出てしまうという人もいるでしょう。
これを解決する際にも、ミュートを活用するのがおすすめとなります。

まとめ～ウェブ会議も「仕事の場」～

ウェブ会議はあくまでも「仕事の場」で、プライベートというわけではありません。
プライベート気分が抜けないまま参加すると、他の参加者の気分を害することになりかねません。

服装については出社時を意識すればいいですが、相槌などオフラインの会議とは違ったマナーもあります。
上記のようなマナーを守ったうえで、節度のあるウェブ会議を心がけましょう。