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テレワーク導入時に注意するべき労務管理のポイント
テレワークは従業員が出社するという「常識」を覆るワークスタイルです。
このため、いろいろな意味でこれまでの「常識」は通用しなくなっています。
労務管理についても同様で、これまでと同じ方法では対処できない点が多いです。
テレワーク導入時に、どのようなポイントに注意して労務管理を行えばよいのでしょうか。
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勤怠管理を可能な限り正確に行う
オフィスではどの時間帯に出勤、退勤したかが本人の存在の有無によって把握できます。
管理職が従業員の動向をつかみやすいので、どの時間帯に休憩を取っているかも把握できます。
きちんと業務を行っているかどうかについても、管理職をはじめ周囲の人間の目が光っていますので、比較的簡単に分かってしまいます。
ところが、テレワークでは一筋縄ではいきません。
なぜなら、そもそも仕事をしている従業員が出社していませんし、管理職が直接見られない場所で仕事をしているためです。
例えば、仕事中に無断で離席していても、把握は簡単ではありません。
お手洗いが長引いているというやむを得ない事情があるケースも考えられますが、サボっていてもわかりにくいのです。
そもそも、本当に業務を開始しているのかどうかについても、分かりにくいです。
前もって開始時間を決めていても、実際に業務を行っていない可能性もあります。
こうした問題を解決するために、テレワークを行う際には、室内にカメラを設置することを義務付けているところもあります。
カメラがあれば、管理職の目が届きやすくなるためです。
これは確かに、管理という面では大きなアドバンテージがありますが、従業員の側から見ると「カメラで監視されている」という感覚につながり、ストレスにつながりかねません。
これ以外にも、勤怠管理を可能な限り正確に行う方法として、実際に業務のために着席していることを示す「プレゼンス機能」を活用する方法もあります。
長時間労働を防ぐ必要性
意外に思う人もいるかもしれませんが、テレワークは出社した場合と比較して、長時間労働になる傾向がある、という問題点が存在しています。
ザイマックス総研が行った調査によると、実際にテレワークを経験した人のうち、4分の1が長時間労働になることをデメリットとして挙げています。
これは、実際に仕事をしているところが見えず、成果のみで判断されがちな点が背景にあります。
何とか成果を出さなければという思いが、長時間労働につながってしまうというわけです。
また、テレワークでは仕事のオン・オフの切り替えがしにくいというデメリットも挙げられています。
特に、家庭を仕事場としているようなケースでは、この傾向が強くなります。
家庭で仕事をしていると、家の用事や子供の世話を頼まれることがあり、オン・オフの切り替えが難しくなるケースがあります。
また、オフィスで業務を行うのとは違い、自分の意思次第で際限なく業務を続けることもできるので、「あと少し、あと少し」とずるずる業務を続けてしまうケースも考えられます。
結果として能率が上がらず、長時間労働になってしまうのです。
長時間労働の対策としては、家庭側の意識改革も必要ですが、会社側も長時間労働をさせなくするシステムの構築が必要になってきます。
まず考えられるのが、テレワークにおける時間外労働の原則禁止を明記しておくことです。
管理職の許可がなければ、残業できないなどの規定を設けることで、労働時間の削減を目指すのです。
効果がない場合には、システム側で対処する方法があります。
休日や深夜帯などには、会社のシステムに外部からアクセスできないようにすることで、そもそも働けないようにするのです。
こうした会社側の対策は、事前に従業員側に周知しておく必要があります。
これによって従業員側も、オン・オフの切り替えを効率よく行う必要性に迫られるためです。
コミュニケーションのとり方が鍵
テレワークにおける勤怠管理の難しさや、長時間労働を招きやすい状況の背景には、コミュニケーションが取りにくく、不足しがちになるという問題があります。
これは、従来は顔を合わせる対面型のコミュニケーションだったのに対し、テレワークではPCなどのデバイスを介したものになっていることが背景にあります。
例を挙げれば、職場の雰囲気がつかみにくいというものがあります。
出社していれば、何らかの理由で雰囲気が悪くなっていることを把握することは、難しいことではありません。
ところが、テレワークではこういた雰囲気はつかめません。
このため、発言としては間違っていないにもかかわらず、職場の雰囲気をさらに悪化させる結果になるケースが想定できます。
また、チャットなど文字中心のやり取りでは、相手の感情まで把握することは難しいです。
また、連絡を最小限に抑えた結果、サボっていると勘違いされたケースもあるといいます。
ただし、対面型のコミュニケーションが苦手な人間の場合、チャットの方がスムーズというケースもあります。
このあたりは、個人差があるとしか言えません。
いずれにしても、コミュニケーションの問題は避けて通れないものです。
実際に相手の顔を見て話す必要があるのなら、Zoomなどのツールを活用する方法があります。
もちろん、こうしたツールの習熟度には個人差があります。
テレワークではこうしたツールの活用は避けて通れませんので、あらかじめ習熟できる場を設けるのがおすすめです。
文字中心のやり取りの場合でも、相手がどう受け取るかを意識することで、誤解を防げる可能性もあります。
労災認定が難しくなる
結論からいえば、テレワークであっても労災そのものは認められます。
ただ、出社した場合と比較すると、認定基準がややこしくなってくるのは確かです。
厚生労働省によると、トイレに行くために離席し、帰ってきた時にイスに座ろうとして転倒したようなケースは、労災として認められるケースだとしています。
また、テレワークといっても、コワーキングスペースなどで行うケースもあります。
この場合、移動中の事故で怪我をしたようなケースは、労災として認められます。
これは怪我の原因となった行為が、仕事に由来するものだと判断できるためです。
逆に言えば業務時間内であっても、仕事に由来しない行為は労災と判断されない可能性が高いのです。
例えば、休憩時間中に昼食の買い出しに出て、その際に怪我をしたようなケースは労災ではありません。
勤務時間の家の用事で怪我をしたような場合も、労災の対象とはなりません。
例えば、業務時間中ににわか雨が降り、洗濯物を取り込まなければならなくなるケースもあるでしょう。
この時に怪我をしても、労災の対象とはならないといった具合です。
テレワークに特有の問題として、業務中に怪我をしても証人がいない、証拠がないというものがあります。
ただ、この2つを理由にして、労災が認められないということはありません。
いずれにしても、テレワークにおける労災の認定基準は複雑です。
労災認定するかどうかの判断に迷ったときには、労働基準監督署に相談するのがオススメです。
まとめ～これまでの常識を捨てよう～
そもそも、テレワークそのものがこれまでのワークスタイルとは異なったものです。
労務管理についても、これまでの常識にとらわれてはいけないのです。
勤怠管理やコミュニケーションなど、さまざまな問題をクリアするためには、テレワーク時代に沿った新しい常識が必要になってくることは、肝に銘じておきましょう。
