経理はどんなことをやっている?
経営者のために分かりやすく解説

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この記事では、中小企業経営者の方向けに、経理とは何をやっている仕事なのか?について簡単にわかりやすく解説します。

経理がやっているのはどんなこと?仕事内容を経営者向けに解説!

経理の仕事は、ごく簡単にいえば会社のお金の動きを把握し、社内外に対して「現在、私の会社はこういう状況です」と説明する資料を作成するための作業といえます。
この資料は銀行融資担当者との交渉や、会社が負担する税金の金額に大きな影響を与えます。つまり会社が成長していくにしたがって、経理の重要性はどんどん増していくのです。

今年から開業して確定申告が必要になる方や、これから会社の拡大に向けて経理スタッフの雇用をすべきか検討しているという方は、ぜひ参考にしてください。

まずは、経理の仕事について具体的に見ていきましょう。
大きく分けて、日常業務・月ごとに行う業務・決算業務の3つがあります。

経理の日常業務

日常業務とは、その名の通り毎日やらないといけない仕事のことです。
経理の日常業務には、大まかにいうと「会社のお金の動きを管理」して、「行った取引を会計ソフトに入力していく」ことです。

お金の動きの管理とは、会社の現金や銀行預金を動かして必要な支払いや入金確認を行うことです。
得意先に請求書を発行して送付したり、どこにどれだけの売掛金や買掛金があるのか?といったことを管理する業務も含まれます。
このように「会社のお金の動きを管理すること」が経理の日常業務の1つ目です。

会計ソフトへの入力作業

上で述べた「会社のお金の動きの管理」は、それぞれの担当者(経営者を含む)がその場の必要に応じて行います。

それは、後から見たときに「誰がどれだけのお金をどのように動かしたのか」が分かるようにしておかなくてはなりません。
そのために、お金の動きはすべて会社の「会計帳簿」に記録していくことになります。
(なお、会計帳簿は昔は手書きでしたが、現在ではほとんどすべての企業が「会計ソフト」といわれる専門ソフトを使うようになっています)

例えば、「取引先Aに対して、先月分の材料費100万円を銀行振り込みで支払った」という会社の取引が発生したら、その取引内容をそのまま会計ソフトに記録していきます。
その際、会計ソフトに文章をそのまま入力していくのではとても面倒ですし、後から見てわかりにくいため、「仕訳(しわけ)」という会計独特のルールに従って入力していきます。

例えば、上の取引内容であれば「買掛金100万円/普通預金100万円」というように入力します。
こうした仕訳の入力方法は、「簿記」というルールで決まっています。経理の業務を担当する人には、簿記に関する知識があることが望まれます。

もっとも、最近の会計ソフトは簿記のルールをくわしく知らない人でも操作できるように作られています。開業間もない場合、社長自身や社長の奥さんが経理を担当している、というケースも多いのが現状です。

月ごとに行う業務(試算表の作成)

次に、月ごとに行う経理の業務について見ていきましょう。

月ごとに行う経理業務は、ひとことで言うと「試算表の作成」です。
上で見た「日常業務」を1カ月間継続すると、1カ月分の会計データが会計ソフト上にたまっている状態になります。

通常、1カ月に1回などのタイミングでこの会計ソフトのデータを集計し、「試算表」という目に見える形の資料として作成する作業が行われます。ただしこれは必ずしも法律上の義務ではありません。
この試算表には会社が1カ月間で行った取引が金額ですべて表示されています。そのため試算表は会社の経営にとって非常に重要なデータです。

試算表はどのように作成される?

例えば、上で見た「買掛金の支払い」という取引が、1カ月間で次のように3回行われたとしましょう。

「取引先Aに対して、先月分の材料費100万円を銀行振り込みで支払った」
「取引先Bに対して、先月分の材料費150万円を銀行振り込みで支払った」
「取引先Cに対して、先月分の材料費250万円を銀行振り込みで支払った」

この3つの取引を、その都度きちんと会計ソフトに入力していれば、会計ソフト上には次の3つの仕訳が記録されているはずです。

「買掛金100万円/普通預金100万円」
「買掛金150万円/普通預金150万円」
「買掛金250万円/普通預金250万円」

これら3つの仕訳データを1か月に1回のタイミングで集計すると、「買掛金が合計500万円減った」「普通預金も合計500万円減った」という状態になっているはずです。
上の例では「買掛金」と「普通預金」の2つの項目だけが登場していますが、会社の取引には売上高や売掛金、未払い金や外注費といったさまざまな項目があります。

試算表からわかること

試算表にはこうした「1カ月間の取引データの合計」がすべて記載されていますから、試算表を見れば「1カ月間で、その会社がどのような動きをしたのか」を把握することができます。
会社は営利目的で活動していますので、基本的にすべての行動はお金に関連する動きです。
このお金に関する動きは、すべて会計ソフトに入力すべき内容となるため、その集計データである試算表を見れば、会社の動きを手に取るように知ることができるというわけです。

試算表の使いみち

試算表には上のような特徴がありますから、自社の会社の状況について社外の人たちに説明するときにも非常に役立ってくれます。

例えば、新しい取引先から受注を得たい場合には、相手の会社はあなたの会社が安定的に商品を供給してくれる、信頼のおける会社なのかを厳しくチェックしてくるでしょう。
その際、「うちは儲かっていますから大丈夫です。商品もこんなに魅力的です」とどれだけ熱弁しても、具体的な根拠が何もなければ説得力はないでしょう。

一方で、試算表を毎月継続的に作成していれば、「3カ月前の利益はこれだけですが、先月はこの数字です。利益が10%アップしていますが、その要因としてこれだけの粗利がある取引が3件あり、今後も継続的に受注がある予定です」といったように、具体的な根拠に基づいた説明ができ、説得力が増すのです。

特に、銀行から融資を受けたい場合、融資担当者は最新の試算表に基づいて融資の可否が判断されます。
適切なタイミングでスムーズに融資を受けられるかどうかは、会社の資金繰りに大きな影響を与えます。
日常的な経理業務の積み重ねと、試算表の作成がこうした重要な場面でものをいうことも一般的です。

決算業務

経理のやっていることの3つ目は、決算業務です。
上では「1カ月に1回の会計データの集計結果」として「試算表」を作成することを説明しました。
これに対して、決算業務では「1年に1回の会計データの集計結果」として「決算書」を作成します。
決算書は、いわば毎月作成する試算表の12カ月分をまとめた資料です。その会社の1年間の動きのすべてが記録されていることになります。

決算書の3つの種類

通常、決算業務では以下の3つの資料を作成することになります。

貸借対照表
損益計算書
キャッシュフロー計算書

貸借対照表は、事業年度の末日のタイミングで資産や負債がいくら残っているのかを示す資料です。
損益計算書には会社が1年間で上げた売上や経費がすべて表示され、利益の金額が集計されています。
また、キャッシュフロー計算書はその会社の現金(キャッシュ)の動きをわかりやすくまとめたものです。
これら3つの決算書を見れば、その会社がどのような活動をしているのかを大まかに知ることができます。
決算書は、会社の今後の経営方針を考えたり、会社外部の人にあなたの会社の状況を説明したりするための重要なツールとなるわけです。

決算の内容に基づいて税金の計算と申告を行なう

決算業務によって作成した決算書には、その会社の利益の金額が表示されています。
すべての会社は、1年間で上げた利益の金額に応じて税金を払わなくてはなりません。決算業務と同時にこの税金の計算を行うのも経理の重要な仕事です。
例えば、年間で1000万円の利益が上がったとしましょう。その金額から税金を計算して税務署に納付します。

税金の申告と納付は、個人事業として活動している場合は毎年3月15日まで、法人として活動している方の場合は事業年度終了の日から2カ月以内に行う必要があります。
例えば3月31日に事業年度が終了する3月決算の企業であれば、2か月後の5月31日までに税金の申告と納付を行う必要があるのです。

経理のやっていることはどんなことに役立つ?どんなときに必要?

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ここからは、上で見てきた「経理のやっていること」が、会社の経営上、どのような場面で役に立つのか、どのような場面で必要になるのかを解説します。経理の仕事が結果を生み出す場面としては、大きく分けて次の3つのケースがあります。

税金の計算と申告納付はすべての事業者に必要

まず、すべての企業は、1年に1回は税金を計算して税務署に申告し、期限までに必要な税額を納付しなくてはなりません。
こうした税金の計算は、経理が日常的に行っている会計ソフトへの入力データを1年間に1回、集計して行います。
もし、本来納めるべき税金を納めなかった場合には、税務調査などの形で強制的に税金を徴収されてしまうことがありますから、日ごろの経理作業がどれだけ正確に行われているかは非常に重要な問題となります。

銀行の融資交渉は正確な経理データの作成がものをいう

すでに銀行の融資担当者との交渉を経験されたことのある経営者の方であれば実感いただけることかと思いますが、銀行の融資担当者というのは、「融資先の会社がお金をきちんと管理しているか」を非常にきびしくチェックします。

銀行としては約束した日までに、貸したお金に利息をつけて返してもらうことで成り立つ商売ですから、お金の管理がルーズな会社にはお金は貸したくないと考えるためです。
銀行の融資担当者の交渉では、あなたの会社が日常的にきちんと経理作業を行っており、定期的に信頼できる決算書や試算表を作成していることが大きなアピールポイントになるでしょう。

経営に役立つ財務データを提供する

経理が作成する決算書や試算表には、あなたの会社の現在の状況を反映したデータが表示されています。
こうしたデータは、今後のあなたの会社の方向性を考えるうえで非常に重要なツールになってくれます。
もちろん、経営者であれば肌感覚として「今の会社の状態は良い(悪い)」ということは感じ取ることはできるでしょう。

しかし、そのことを会社の内外の関係者に説得力を持って説明するためには、会計データの有無が非常に重要な役割を果たすことになります。

もっとも、経営の判断指標とする決算書や試算表を作成する根拠となる会計データが信頼に足るものでなければまったく意味がありません。
日常的な会計ソフトへの取引記録がいかに客観的かつ正確に行われているかが、会社の重要な意思決定に影響を与える可能性があることを理解しておく必要があります。

まとめ

今回は、中小企業経営者の方向けに、経理のやっていること(仕事内容)について簡単に説明いたしました。
本文でも見たように、銀行との融資交渉や新しい得意先の獲得、税務調査への対応など、さまざまなシーンで経理の仕事は重要な役割を演じます。
会社の経理業務が安定的に運用されるようにシステムを構築することは、経営者の重要な仕事の1つということができるでしょう。

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