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人員不足の解決の為アウトソーシングを考える
少子高齢化、フリーランスの増加、優秀な人材の国外流出、などの事情により、人員不足に陥る企業が増加しています。その解決策として近年注目されているのがアウトソーシングです。
アウトソーシングによって問題が解決されるケースが多いものの、アウトソーシングは一長一短です。そこで、アウトソーシングのメリット、デメリット、検討するさいのポイント、などについて解説します。
アウトソーシング導入のきっかけとは
そもそもアウトソーシング導入を検討するきっかけとして、どのような理由が多いのでしょうか。具体的には以下のような結果になっています。
- 業務効率化
- コスト削減
- 人員不足
- 情報漏えい、不正の防止
- 品質向上
- 業務拡大
- 新規事業へのチャレンジ
- 社内のノウハウ不足
- 最新システムの導入のそれを扱う人材の確保
- 属人化の解消
- メイン業務に集中するため
社内のどの業務をアウトソーシングするかによっても話は変わってきますが、上記のような効果を期待してアウトソーシングを活用する企業が増えています。
まずアウトソーシングを活用することにより、業務効率化できる可能性があります。理由としては、アウトソーシング業者は特定分野のプロなので、社内でその業務を行うより効率的に業務を推進できる可能性があるからです。
業務を効率化すれば労力とコストの両方をカットできます。そして社内に人員が不足している場合も、アウトソーシングが有効です。これについて詳しくは後ほど解説します。
アウトソーシングはイメージ的に情報漏えいや不正の心配がありそうですが、実は社内だけですべての業務を行うよりもローリスクです。まず情報漏えいに関しては、社内の辞任の方がうっかり漏らしてしまう可能性が高いと言えるでしょう。
たとえば社員同士で飲みに行った際に、よって社員の給料や今後の配属などを話してしまう可能性が考えられます。実際このようなトラブルは起こっており、裁判にまで発展した事例も複数あるようです。
アウトソーシングであれば、社内の人員やお金の動きがわかったとしてもそのことを話題にする機会がありません。社員と頻繁に関わるわけではないですし、社員以外に話すような内容ではないからです。
不正に関しては、社内の人員の方がお金を物理的に盗みやすく、またその事後処理としてデータを改ざんする可能性が考えられます。一方でアウトソーシングの場合物理的に社内のお金に触れる機会がほとんどありません。
そのためデータを改ざんするメリットもなく、結果的に不正は起こりにくいと言えるでしょう。イメージ的には社内よりもアウトソーシングの方が情報漏えいや不正が起こりやすそうですが、利害関係を考えるとアウトソーシングの方がむしろ情報漏えいも不正も起こりにくいということでした。
また事業拡大、新規事業へのチャレンジ、ノウハウの獲得、など社内ではできないことを行うためにアウトソーシングを利用するケースもあります。社内でゼロからやるよりも、労力的にもコスト的にも効率的なケースが多いでしょう。
また失敗のリスクも低減できます。次にIT活用のためにアウトソーシングするケースもあります。今の時代IT化の波が激しく、せっかくシステムを導入してもしばらくするとより業務を効率化できるシステムが誕生し、それらをキャッチアップして導入していかないと競合に負けることになります。
しかし社内にIT人材がいないと、毎回最新システムを導入していくのは大変です。導入どころか、使いこなすことも厳しいかもしれません。そこでアウトソーシング化することで、最新のITシステムを導入しつつ、さらにそれを活用して業務効率化するところまで外部に任せることができます。
そして属人化の解消も重要な動機です。たとえば、IT、経理などは社内でもある程度専門知識のある人員でないと扱えない部分です。社内に扱える人員を用意するためには、経験のある人材を採用するか社内で教育することが必要になります。
まず採用については、人材不足の現状では困難です。中小企業では特に思うようにプロフェッショナルな人員を確保できない可能性があります。社内で教育するにしても、労力とコストが掛かります。
またせっかく教育してプロフェッショナルな人材を育成しても、その専門スキルを活かしてむしろ積極的に転職されてしまう可能性があります。社内で活躍する人材を育てたはずなのに、結果的に競合企業に塩を送るような形になってしまうかもしれません。
単純に人材が抜けてしまって困るということもあるでしょう。結局のところ人材を育成するのも人材が抜けてしまうのも大変なので、属人性を排除して最初からアウトソーシングした方が効率的ということです。
またメイン業務以外の部分をアウトソーシング化することで、メイン業務に集中することができます。中小企業の場合特に配分できる労力が限られているので、なるべくメイン業務に集中した方が売り上げが伸びる可能性が高いでしょう。
アウトソーシングでどのように人員不足をカバーできるのか
人材が不足している中小企業は数多いですが、アウトソーシングにより人員不足問題をある程度解消できます。では具体的にどのようにアウトソーシングを活用するのかですが、業務的には会計、IT、データ入力、などをアウトソーシング化する企業が多いです。
メイン業務をアウトソーシング化するケースはまだ少数派で、たとえば営業がメインの企業が営業をアウトソーシング化する、モノつくりがメインの企業がモノつくりの部分をアウトソーシング化する、といったケースはまだ少数派です。
ただし、営業サポート、モノつくりの下流工程のサポート、といった形で外注化するケースはあります。要するに業務の根幹部分は自社で頑張って、それ以外の業務をアウトソーシング化していくイメージです。
そうすることによって、少ない人員みんながメイン業務に集中できるので、人員不足を補うことが可能になります。
実際アウトソーシング化した企業の満足度は高いのか
アウトソーシングにはいろいろなメリットがあり、人員不足の問題も解消できるということでした。理屈としてはその通りなのですが、実際アウトソーシングを利用している企業がうまくいっているのか、という疑問が残ります。
結論としては、アウトソーシングを利用した企業の過半数は満足していると各所で統計が出ています。割合としては7～8割程度は満足していて、2割弱がコストパフォーマンス的に考えて可もなく不可もなく、残りの数%は不満を持っている、といったくらいの割合です。
統計データの出所によって多少内容は異なりますが、だいたい上記のようなイメージです。アウトソーシングの満足度は基本的に高く、今度も導入していく企業は増加するでしょう。
また満足感が得られている理由としては、「業務効率化」や「人員不足解消」などを上げている企業が多いです。単純にアウトソーシングで協力してもらっている分社員の負担が減ることと、アウトソーシング業者はプロなので、仕事のクオリティが高いということもあります。
逆に満足度が低くなっている要因としては、コストカットの面です。アウトソーシング化することで従業員がメイン業務に集中できますが、それにより経費が減るわけではありません。収益は伸びるかもしれません。
従業員を減らす場合は人件費分のコストをカットできますが、アウトソーシングすれば当然費用が掛かります。つまりコストの観点だけで言えば、プラスマイナスゼロか、むしろ掛かるコストが上がる可能性があります。
ただしその分業務効率化等により収益が伸びると考えられるため、収支としてはプラスになるケースが多いでしょう。だからこそ、お金を支払ってアウトソーシングしていても満足度が高いのです。
アウトソーシングで人材が育たなくなる？
アウトソーシングによって社内人材が育たなくなる、という指摘がされています。これには一理あって、具体的には以下のような理由があるからです。
・社内にその業務をできる人がいなくても、アウトソーシングで賄えてしまう。
・アウトソーシングによって役割分担が明確になるので、社内業務全体を把握している人がいなくなる。
・社内でできない部分はアウトソーシングするようになるので、人材教育のノウハウが蓄積されない。
以上のようなことから、アウトソーシングによって人材が育たないと言われます。実際アウトソーシングに頼りすぎると社内でやる必要がなくなるので、人材が育たなくなるという主張も一理あるでしょう。
ではアウトソーシングを一切排除するべきかと言えば、そうではないでしょう。基本的に便利なものは取り入れた方が効率的です。アウトソーシングと似たような話として、たとえばITの機能が向上すればするほど人材の能力が低下する、といった指摘があります。
例として会計業務などは、簿記の知識がなくても会計ソフトである程度自動化できます。今後会計ソフトがより便利になっていけば、人間がやるべき作業はどんどん減っていき、知識も不要になります。
では会計ソフトを使うべきではないのか、と言われるとそうではないでしょう。間違いなく便利なツールなので積極的に活用した方が良いはずです。便利なものは積極的に活用しつつ、背景知識も勉強する、というスタンスが適正でしょう。
会計の話だとソフトで自動化できるとしてもある程度は勉強して把握しておく、アウトソーシングでも丸投げするだけでなく自分でも業務内容を把握しておく、といったことが重要です。
そうすることにより社内人材の能力がアップするだけでなく、二重チェックの役割を果たします。アウトソーシングしつつも社内の人材が業務内容を把握しておくことで、アウトソーシング結果が適正か、クオリティは高いのか、といったチェックができるでしょう。
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まとめ
アウトソーシングはうまく活用すれば非常に便利で、なおかつ社内の人材も業務を把握して、適宜チェックする体制を取れば一石二鳥といえます。
