紛失に注意!定款の保管方法について

【役員報酬の正しい決め方】知っておくべき注意点
【記事を読んで「いいね!」と思ったらシェアをお願いいたします!】

定款の正しい保管法は?紛失した場合はどうするの?

定款は会社にとって重要な書類で、また会社法で保管が義務付けられています。
しかし、意外と定款の保管方法について取り上げられることは少なく、実際保管方法は会社によって様々です。
このページでは、定款はどのように保管すれば良いのか、紛失した場合どうすれば良いのか、などについて解説します。

合わせて読みたいおすすめ記事

定款の保管方法

まず定款を作成すると、定款は二カ所に保管されます。
まず一か所は公証役場です。
最初に作られた定款を原始定款と呼びますが、この定款は必ず一部公証役場で保管される決まりになっているのです。
そしてもう一部は会社で保管することになります。
具体的な保管方法は冒頭の通り様々なのですが、会社の金庫に保管する、貸金庫を借りて保管する、その他の重要文書と一緒に会社に置いておく、などが一般的でしょう。
会社によっては、経営者が自宅に保管しているケースもあるかもしれません。

定款の提出を求められる場合がある

定款は紛失しないように保管する必要がありますが、提出を求められることもあります。
そのため、セキュリティを重視するのは良いのですがすぐに取り出せない場所に保管してしまうとデメリットも生じます。
また定款の提出を求められるタイミングは意外に多く、たとえば融資を受ける際に求められる場合もあります。
他にも、取引先に見せてほしいと言われる場合もあるでしょう。
提出するのはコピーなのでコピーを出せれば問題ないのですが、原始定款とコピーは一緒に保管しているケースが多いと思います。
紛失しないように管理しつつ、すぐに出せるように考えておくのがベストです。

定款の原本を紛失したらどうすればいいのか

基本的には定款は紛失しない方が良いのですが、紛失する事例も多々あります。
また、はっきり言ってしまうと紛失してもさほど困りません。
多少面倒ではありますが、再発行にはそれほど時間もかからないでしょう。

公証役場で定款の謄本を発行してもらう

定款作成時には公証役場で定款が1部保管されると説明しました。
この1部の定款は、公証役場で20年間保存されることになっています。
つまり設立から20年間であれば、公証役場に依頼して定款謄本を発行してもらえるということです。
当然公証役場では定款の管理を徹底しているので、紛失するようなことはありません。
ただし注意点としては、公証役場で保管しているのは原始定款のみということです。

原始定款を作成してから定款を変更している場合、変更後の定款は公証役場にはありません。
定款を途中で変更した場合は、公証役場以外の場所で定款を再発行する必要があるということです。

法務局で閲覧等して確認

法務局では、定款変更を決議した株主総会議事録が残ります。
また会社設立登記の際には定款を添付するので、これが法務局に残っているケースもあります。
登記申請書類は5年以内なら閲覧可能なので、そこから定款を再度作成することも可能でしょう。

会社設立を依頼した専門家に確認

会社設立時に専門家に依頼していた場合は、最初から専門家に相談するのがもっとも確実かもしれません。
そもそも定款自体の管理を専門家に任せているケースもあるでしょう。
基本的に専門家はきちんと会社の定款を管理しているので、問い合わせれば出してくれる可能性が高いです。

定款の再作成方法

必要な定款がすぐに手元に入れば良いですが、そうではない場合もあります。
特に定款を変更していたり、設立から年数が経っている場合は定款をすぐに入手できないかもしれません。
その場合、定款を作りなおして原本にした方が早いです。
定款を作りなおす場合は絶対に変更点を入れなければならないというわけではなく、丸々っきり依然と同じ内容で定款を作りなおすことも可能です。

内容の変更は行っていないので、株主総会の特別決議を経る必要もありません。
内容を変更する場合は、株主総会の特別決議が必要なので、その点はご注意ください。
また絶対に経営者本人が手続きを行わなければならないわけではなく、専門家などの代理人に依頼することも可能です。
経営者は本業があるはずなので、必要情報を伝えて専門家に丸投げするのが効率的でしょう。

定款の原本が必要な場面

上でも少し触れましたが、定款が必要となる場面はだいたい決まっています。
定款を紛失している気がするが、特に必要ないならすぐに対処する気はない、という方もいるでしょう。
そこで、具体的にどのような場面で定款の原本が必要になるのかをご紹介します。
ただし早急に必要ないからといって、定款を紛失したまま放置するのはあまり得策ではありません。
なぜなら、単純にいざ必要になったときに面倒だからです。
定款が必要になる場面はだいたい他の事務手続きや業務も忙しいケースが多いので、早めに対処しておいた方が良いでしょう。

行政機関等への書類申請

行政機関に助成金を申請する際などに定款が必要になるケースがあります。
たとえば今回新型コロナウイルスの影響で行政機関が様々な融資制度等を打ち出しましたが、これらの申請時に定款が必要になるものもありました
今回の騒動では多くの企業がダメージを受けており、対応に追われていたかと思います。
そんな中で一刻も早く融資等の申請手続きを進めたいのですが、定款が見つからない、なんてことになると非常に面倒です。
有事に備えて定款を管理しておく重要性について、コロナに教えられたという方も多いのではないでしょうか。

金融機関との取引

金融機関では融資を受ける場合だけでなく、法人口座を設立する際にも定款を求められることがあります。
他にも、貸金庫の契約時などにも定款の提出が求められる場合があります。
個人の口座開設は身分さえ証明できれば容易なのですが、法人の口座開設は定款を含めて時間や手間がかかります。
理由としては、架空の法人で口座開設して、その口座を違法な目的に使用するケースなどがあるからです。

税務署への法人設立届出書の提出

これは法人設立当初限定の話ですが、会社を設立登記したら2カ月以内に法人設立届出書を提出する必要があります。
そしてこの書類の添付書類として、定款が必要になるのです。
ただし、税務署には原本を提出する必要はありません。
コピーでも良いのですが、この段階で原本を紛失しているのはさすがに好ましくないので、紛失している場合は再発行等の手続きを取るべきでしょう。
今後融資を受けたりする可能性があるかと思いますが、そのときに定款の原本がないと困ります。

まとめ

【役員報酬の正しい決め方】知っておくべき注意点

定款の保管方法のルールはありませんが、ある程度すぐに出せて、紛失しないように保管する必要があります。
自社に置いている、経営者の自宅に置いている、専門家に預けている、貸金庫に入れている、などが一般的でしょう。

また紛失した場合、だいたいは再発行が可能です。
しかし年数が経っていたり途中で変更していたりすると再発行できない場合もあるので、その場合は再度作りなおした方が早いでしょう。

『起業・創業パーフェクトガイド』
無料配布中!

【記事を読んで「いいね!」と思ったらシェアをお願いいたします!】
起業・創業パーフェクトブック

何から始めればよいのか、何を準備したらいいのか悩まれている方のために、会社設立のイロハを詰め込んだ「パーフェクトガイドブック」を無料配布しております。
様々な疑問をこれ1冊でズバっと解決いたします!

社長に!!!おれはなるっ!!!!

そんなあなたにぜひ手にとっていただきたい!
メールフォームからお気軽にお申し込みくださいませ。


ダウンロードはこちらから