目次
経営に役立つ覚えておきたいITツール
現代のビジネスシーンにおいて、経営を効率化するには、ITツールの有効活用が欠かせません。
マニュアル、スケジュール、コミュニケーション、などを社内で連携しておけば、社内での意思疎通の手間が省け、また連携ミスも減少します。
個人個人が自分の仕事に専念し、なおかつ連携ミスによるトラブルをなくすためには、ITツールを最大限活用することは、今やマストであると言えます。
ITツールでできること
具体的にツールでできることは複数あり、用途に応じて複数を組み合わせて使うのがおすすめです。
具体的には、以下のような機能が挙げられます。
- コミュニケーション
- マニュアル共有
- スケジュール管理
- タスク管理
- 時間管理
以上のような機能が一般的です。
企業によっては必要に応じて、デザイン専用のツールや、商品管理のツールを使用しているところもあるでしょう。
コミュニケーションに使えるITツール
LINEやメールを利用しても良いのですが、ビジネス用途のコミュニケーションならもっと便利なITツールがあります。
相手ごとに一覧表記できる分メールよりも便利で、チャット内容のタスク化やスケジュール設定もできる、といったサービスがあります。
コミュニケーションツールの定番・Chatwork
Chatworkは言わずと知れた定番のコミュニケーションツールです。
無料で使用可能で、今やビジネスには欠かせないツールと言っても過言ではないでしょう。
社内でのやり取りはもちろん、同じ管理画面で社外の人間とやり取りすることも可能です。
ユーザーが一覧形式で表示されており、自分に対してメッセージを送ることもでき、チャットをしながらちょっとしたタスク管理、スケジュール管理にも利用できます。
様々なカスタマイズが可能・slack
slackもChatworkと同じようなツールで、Chatworkに次いで人気のコミュニケーションツールでしょう。
Chatwork同様に、社内用にも社外用にも使用可能です。
どちらか一つを使用するのであればChatworkの方がおすすめですが、slackの方を使用している会社も多いです。
一応どちらもアカウントを持っておいて、相手企業に合わせて使い分けるのもおすすめです。
個人的には、社内用に使うのであれば、Chatworkの方が使いやすいかと思います。
マニュアル共有に使えるITツール
社内業務にマニュアルは必要不可欠でしょう。
紙媒体で作ったりファイルで配布しても良いですが、それだと更新に弱いというデメリットがあります。
業務が変化したり、より効率的な方法が見つかることもあるでしょう。
それにより更新が繰り返された結果、どれが最新であるか分からなくなり、業務の進行に支障が出る可能性もあります。
そんなときに、全員が簡単にアクセスできる場所にあるマニュアルを一律で更新できると便利です。
ひとつのドキュメントを更新して、それを周知して見てもらえば済むので、非常に効率的であると言えます。
様々なドキュメントをウェブ上で管理・wikipy
wikipyはWEB上でマニュアル閲覧、編集できるツールです。
キーワードやカテゴリごとにまとめる、絞込み検索する、といったことが可能です。
また画像や動画を挿入して、直感的にわかりやすいマニュアルを作ることもできます。
あとは社内向けだけでなく、一部を外部からアクセス可能にして、外部向けのマニュアルとして用意することもできます。
マニュアルの分量が少なければGoogleのドキュメントやスプレッドシートでも十分対応できるのですが、分量が多いとwikipyのような専用ツールを活用した方が見やすくて便利でしょう。
スケジュール管理に使えるITツール
社内では、なるべくスケジュールを共有しておいた方が良いです。
誰がいつどこで何をやっているのか把握しておくことで、たとえば来客時に担当者がいないなどのトラブルを避ける、会議を開催するタイミングを適切にする、といったことができます。
グループウェアと言えば・サイボウズOffice
サイボウズOfficeはシンプルな機能で社員のスケジュールを共有できます。
個人のスケジュールを年、月、週、日で確認することが可能で、タイムカード機能などもあります。
タスク管理ができるITツール
タスクを見える化し、共有することは非常に重要です。
個人個人が確認して、抜けがないようにすることはもちろん、社員同士が相互にタスクチェックをできるという点もポイントです。
特に、上司は部下の業務進捗状況を把握しやすくなるので、進捗報告の頻度などが減少します。
無駄な時間が減るので、本業に集中しやすくなります。
プロジェクトを可視化・Backlog
Backlogはエンジニア御用達の工数管理ツールです。
基本的には、エンジニアが使いやすいように細かくタスク管理できるようになっていますが、他の職種でも使えます。
効率的なタスク管理を実現・Trello
TrelloはBacklogよりも機能がシンプルで使いやすいです。
細かく線を引いたりして、スケジュール管理する必要がないのであれば、BacklogよりもTrelloの方が合っているでしょう。
まとめ
ITツールは数多いので、どれを使うか迷う、なんでもかんでも取り入れてしまう、といったことが起こりがちです。また、使いすぎるとかえって時間効率が悪くなる可能性もあるので、あくまでも必要な機能に絞ることが重要です。
機能性の高いツールがベストというわけではなく、必要な機能を満たしつつシンプルなものがベスト、というのも忘れてはいけません。
多くの機能が必要でないのであれば、ドキュメントやスプレッドシートの共有で済ませる、といった判断も実は合理的なケースがある、ということを強調しておきます。
