必見!見積書作成の基礎知識

必見!見積書作成の基礎知識
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見積書の作り方、必要な項目と役割

見積書の作り方は簡単です。
なぜならインターネット上にテンプレートがあり、基本的にそれに従って記入するだけだからです。
強いて言うのであれば、請求内容(サービス、商品名)をどうするか、テンプレートから少し変えるのにエクセルを触る必要等がある、といった多少の難しさがある程度です。

とはいえ、請求内容の書き方については明確なルールがあるわけではありません。
エクセルに関しても列や行を少し削除したり、足し算や掛け算などの関数を少し埋め込む程度です。

このように見積書の作成は簡単なのですが、そこに書かれている項目や役割については把握しておいた方が良いでしょう。
テンプレートに従えば、実際にはよく理解していなくても見積書を作成できるのですが、契約の土台になるものなので、記載内容をすべてきっちり理解せずに発行するのは考え物です。

そこでこのページでは、見積書の作り方、必要な項目、役割などについて解説します。

見積書の作り方

冒頭でも触れましたが、見積書の作り方はシンプルです。
インターネット上でテンプレートをダウンロードして、そこに必要項目は記載していくだけです。
ただし不要な項目が含まれていたり、逆に欲しい項目が入っていないこともあります。

その場合、テンプレートを自分で少しいじって、項目を削除したり追加したりします。
またある程度必要項目は決まっていますが、見積書に絶対的なルールがあるわけではないので、見にくくなくて相手がわかれば基本的にはOKです。

見積書に記入する項目

見積書には、以下のような項目を記載します。

  • 見積もり先の宛名
  • 見積書の発行日
  • 見積書番号
  • 見積書提出者の連絡先等の情報
  • 見積書の有効期限
  • 見積もり金額
  • 商品名
  • 商品数量
  • 商品単価
  • 消費税
  • 合計金額

以上のような項目を記載します。
しかし、絶対に上記の項目でなければならないというわけではなく、この中から項目を省いたり、たとえば源泉徴収額などの項目を追加するケースもあります。

各項目の意味に関してはだいたい文字通りで、おそらく多くの方は項目を見れば、それぞれの役割がなんとなくはわかるかと思います。
見積書の番号などは、よくわからないかもしれませんが、これは見積書を何度も発行する場合の通番です。

何番目の見積書かわかるようにするためのものなので、1回しか発行しない場合は不要かもしれません。
何回も発行する場合も、絶対に必要なものではないので、省略しても良いかもしれませんね。

見積書の有効期限については、相手とのやり取りによっていつに設定するかが変わってくるでしょう。
見積書の納期が決まっている場合などは、そこを有効期限にしても良いかもしれません。
とはいえ、そもそも必須の項目ではないので、有効期限を省いても問題はないでしょう。

消費税や源泉徴収税はどうすれば良いのか

見積書や請求書でもっともよく出てくる疑問は、消費税や源泉徴収税についてでしょう。
消費税についてはお金を受け取る側、源泉徴収税については、お金を支払う側に納税義務があります。
そして、消費税や源泉徴収税は、見積書に記載してもしなくてもどちらでも良いです。
消費税に関しては、もらいたい場合は記載しておいた方が良いでしょう。
源泉徴収に関しては、源泉徴収するとその分手取りは減ります。

なぜなら、見積書を発行した側が本来受け取るはずのお金の一部を、あらかじめ納税するものだからです。
お金を受け取ったタイミングで、納税しているイメージです。

消費税については、所得が1,000万円を超えると課税事業者といって、消費税の納税義務が発生します。
課税事業者の場合、消費税を請求しないと当然手取り分が減ると言えますが、課税事業者でなくても消費税を請求することは可能です。
見積書を受け取った側は、こちらが課税事業者かどうか判断できません。
つまり請求されたら、そのまま消費税分を払ってくれる可能性があります。
ただし、相手に消費税の納税義務があるわけではないので、消費税を絶対に払ってくれるとは限りません。

単価が消費税込みの金額だから、さらに消費税を支払うことはできない、と言われる可能性もあるでしょう。
法律的にどちらが正解というわけではなく、あくまでも当事者間の合意によって成立するものです。
消費税は請求しないと払ってもらえない可能性が高いので、見積書にあらかじめ組み込んでおくことをおすすめします。
また源泉徴収はお金を支払う側の義務なので、源泉徴収しないでください、と指定することはできません。

見積書に源泉徴収額を記載するかどうかは自由ですが、源泉徴収自体はお金を払う側の義務なので、源泉徴収されても文句は言わないようにしましょう。

まとめ

必見!見積書作成の基礎知識

以上、見積書の基本的な部分について解説しました。
テンプレートに従って作成すれば問題ありませんが、最低限各項目については理解しておいた方が良いでしょう。

また税金は少しややこしいので、事前に消費税と源泉徴収税について把握しておくと良いです。