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個人事業主になったら注意するべき領収書のもらい方
領収書は、商品やサービスの購入に対して金銭の受取があったことを証明する書類です。
民法486条により、「弁済をした者は、弁済を受領した者に対して受取証書の交付を請求することができる」と規定しています。
会社員時代にも領収書をもらった経験はあるかもしれません。
おそらく会社からは、最低限満たしていなければならない項目について説明を受けていて、普段はその項目を確認していると思います。
個人事業主として領収書をもらう場合も、だいたい同じなのですが、もしかすると会社員時代とは微妙に見るべき項目が異なっているかもしれません。
というのも領収書に絶対的なルールはないので、会社によって見ている項目が異なることもあるからです。
そこで、個人事業主として領収書をもらう際は、どのような項目を見れば良いのか、またそもそもどんなものなら領収書をもらって経費にできるのかについて解説します。
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【2020年11月追記】
令和2年10月（2020年）の税制改正で、ペーパーレスでの経費精算を行うための新たなルールが追加されました。
これによって領収書の保管はどうなるか、についても触れております。
領収書と領収証の違いってなに？
ちなみに「領収書」と「領収証」という言葉の違いはなにかご存知ですか？
日常的にはほぼ同義として使用され、その違いを意識することはないかもしれません。
結論からいうと「特に違いはない」となります。
どちらも金銭を受け取ったことを示すために発行される書類であり、民法上も正式名称は「受取証書」として、ひとまとめにされています。
厳密にいうと「領収書」は民間企業などで使用される表記で、もう一方の「領収証」は役所や金融機関で使用される表記という違いがあるようです。
また国税庁のホームページによれば「受取書」「領収証」「レシート」などの総称として「領収書」という言葉を定義しているようです。
領収書の保管期限
青色申告の場合は7年間、白色申告の場合は5年間保管する義務があります。
保管期間の間に、税務調査などで提出を求められた場合は、速やかに提出しなければなりません。
個人事業主の領収書で必要な項目
個人事業主の領収書に必要な項目は以下です。
- 宛名
- 金額
- 発行年月日
- 摘要
- 支払先
- 収入印紙
宛名
まず宛名です。
宛名は、屋号でも個人事業主の名前でもどちらでも問題ありません。
自分に宛てられた領収書であるということが証明できれば良いです。
受取人の氏名、社名・屋号などに間違いがないか注意してください。
ちなみに宛名を「上様」と記載するケースもありますね。
一見、政務申告で指摘されそうですが、業務のために使われたものであると証明できれば、税法上は問題ありません。
金額
数字の先頭に「￥」や「金」、末尾には「－」や「也」などの記載があるかもチェックしましょう。
ただし、自分がその領収書の一部しか支払っていない場合、領収書の裏などに支払った分の金額を記載しておくと良いでしょう。
支払った分の金額を証明することはできないのですが、そこまでは税務署も突っ込んでこないはずです。
逆に、たとえば取引先との食事代を毎回全額経費にしていた場合、本当に全額支払っているのかと疑われる可能性があります。
対等な関係なら特に不自然で、相手が顧客であったとしても毎回全額食事代を出すとは考えにくいです。
事実確認は難しいのですが、全額経費として認められない可能性があるでしょう。
そもそも税務調査に入られるのも面倒なので、疑われるような経費計上は避けた方が無難です。
発行年月日
日付がないと、領収書として機能しないというわけではないのですが、記載があった方が、帳簿と照らし合わせたときにはっきりするので、信憑性が高まります。
摘要
摘要は、それが何の代金の領収書なのかということを示します。
たまに何の代金かよくわからない領収書もあり、直してもらうタイミングを失うこともあります。
そんなときは、裏に自分で書いておくと良いでしょう。
自分で書いたものが有効になるのかと思われるかもしれませんが、上で説明した通り領収書に明確なルールはありません。
重要なのは、税務署の職員が納得する形で領収書を保管しておくことです。
摘要を自分で書いていても、金額や発行年月日が帳簿と一致していれば疑われるようなことはないと思われます。
税務署の職員は領収書の内容が本当かどうかを重視しています。
支払先
支払先は、言い換えると領収書の発行者です。
支払先の書き方はまちまちですが、住所・氏名（または会社名、店名など）が印刷されていたり、ゴム印で押印されていると思われます。
いずれにしても支払先がわかれば問題はありません。
収入印紙
収入印紙は、5万円以上の領収書で必要になります。
ただし、印紙税を別で申告納付している支払先だと、収入印紙の貼りつけは不要です。
レシートだと経費にできない？
たまに領収書でなくてはならない、レシートだと経費にできない、といったことを耳にしますが、上記の項目を満たしたものであれば、レシートでも構いません。
そもそも、領収書とレシートの定義自体不明確です。
領収書は英語でレシートなので、日本語か英語かの違い程度に考えておいても問題ないでしょう。
強いて言うのであれば、領収書を省略したより簡易的なものをレシートと呼ぶことが多いです。
上で説明した通り、領収書としてある程度項目を満たしていないと政務調査のときに突っ込まれる可能性があり、領収書でもレシートでも項目が足りないことは問題です。
項目の足りていない領収書のことをレシートと呼ぶのであれば、レシートはあまり好ましくない、逆に項目を満たしていればそれが領収書でもレシートでも問題ない、ということです。
領収書がない場合は経費にできない？
領収書がないと経費にできないとよく言われますが、これは半分正解です。
一般的に領収書が出されるもので領収書がないと、税務署からは経費として認められない可能性が高いでしょう。
逆に、たとえば電車賃など領収書の発行が難しいものの場合、領収書がなくても経費として認められる可能性が高いです。
本来、領収書があるはずなのにないという状況が問題ないのです。
では、領収書を紛失してしまった場合は、経費にしない方が良いのかどうかですが、これは微妙なところです。
というのも、領収書の保管義務はありますが、実際紛失しているケースも多く、そしてそのまま経費にしてしまっているケースも多いからです。
結局のところ領収書は、税務調査に入られたときにしか活躍しません。多くの場合税務調査には入られないので、領収書がなくても経費にできる可能性は高いということになります。
ただし、ありもしない費用を経費にしていると税務署から疑いがかかり、税務調査に入られる確率が上がります。
領収書を紛失した場合は、実際に発生している経費なので、税務調査に入られない限りは問題になりませんが、ありもしない経費を計上していると、違和感が生じます。
なのでグレーゾーンではありますが、紛失した領収書の分くらいは経費にしてしまうケースが多いでしょう。
経費にできる項目
経費にできる項目は以下です。
- 水道光熱費
- 通信費
- 旅費交通費
- 広告宣伝費
- 接待交際費
- 消耗品費
- 地代家賃
- 租税公課
- 損害保険料
- 荷造運賃
- 福利厚生費
項目名から、具体的にどのようなものかはだいたい推測がつくかと思います。
基本的には事業に関係あるものは経費になり、逆に事業と関係ないものは経費になりません。
よくあるのは、プライベートの食事代を接待交際費にするケースですが、よくあるので当然税務署は注意して見ています。
通信費や地代家賃に関しては、家事按分という概念が重要になります。
家事按分とは、プライベートと事業の両方でかかったお金を一定割合で経費にすることです。
たとえば自宅で作業している場合、自宅の家賃はプライベートなものであると同時に、オフィスとしての賃料という側面もあります。
そのため一定割合で経費にするのです。計算方法は複数ありますが、たとえば使用時間、使用面積、などで計算します。
厳密に計算するのは不可能なので数字自体ははっきり言って適当なのですが、3割～6割などある程度の相場を守った数字にしておく必要があるでしょう。
全額経費にしていると、税務署に注意されるかもしれません。
他にも税金や保険も一部経費になります。
これを知らずに経費にしそびれているケースも多いので、保険や税金を支払ったら経費にできないかどうかその都度調べてみることをおすすめします。
【追記】令和2年の税制改正で領収書の扱いはどうなる？
令和2年度（2020年）の税制改正で、新たな保存方法として「電子帳簿保存法」が創設されました。
これにより個人事業主の領収書保管については、どのような変化があるのでしょうか。
改正により領収書の完全な電子保存が可能に
すでに以前から電子取引を行った場合には、紙の領収書を保存する必要はありませんでした。
電子取引については、紙の領収書をプリントしたり、スキャンする必要はなく、記録をハードディスクなどに保存するだけで問題ありません。
そして、さらに令和2年度の税制改正により、電子データの保存要件が緩和されることとなりました。
電子取引の記録について、10月1日から新たに2つの方式が追加されています。
- 電磁的記録にタイムスタンプが押された後に取引情報を授受すること
- 訂正や削除の履歴が残るシステムを利用するか、訂正や削除ができないシステムを利用して、取引情報の授受とその電磁的記録を保存すること
特に２つめについては、キャッシュレス決済事業者から連携されるデジタル明細を保存するための方法として注目されています。
なお、電子帳簿保存法に規定されるいずれかの方法で電磁的記録を保存すれば、紙の領収書を受領しなくてもよいとされていますので、キャッシュレス決済＝ペーパーレスという運用が実現可能となります。
まとめ
個人事業主が領収書をもらう際の注意点や、領収書をもらったら経費にできる項目などについてご紹介しました。
慣れないうちはよくわからない、面倒、難しいと感じるかもしれませんが、慣れれば簡単です。
競合の激しい飲食業界で生き残りをかけるためには、あらゆる手段を用いて、用意周到に事を進める必要があります。
必要があれば、専門家のコンサルティングに頼るのも良い手段です。
客観的な意見も参考にしながら、開業準備を進めていきましょう。
