個人事業主は注目!領収書の正しいもらい方

個人事業主は注目!領収書の正しいもらい方
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個人事業主になったら注意するべき領収書のもらい方

会社員時代にも領収書をもらった経験はあるかもしれません。
おそらく会社からは、最低限満たしていなければならない項目について説明を受けていて、普段はその項目を確認していると思います。

個人事業主として領収書をもらう場合も、だいたい同じなのですが、もしかすると会社員時代とは微妙に見るべき項目が異なっているかもしれません。
というのも領収書に絶対的なルールはないので、会社によって見ている項目が異なることもあるからです。

そこで、個人事業主として領収書をもらう際は、どのような項目を見れば良いのか、またそもそもどんなものなら領収書をもらって経費にできるのかについて解説します。

個人事業主の領収書で必要な項目

個人事業主の領収書に必要な項目は以下です。

  • 宛名
  • 金額
  • 発行年月日
  • 摘要
  • 支払先
  • 収入印紙

宛名

まず宛名です。
宛名は屋号でも個人事業主の名前でもどちらでも問題ありません。
自分に宛てられた領収書であるということが証明できれば良いです。

金額

金額は何も指定しなくても勝手に記載されます。
ただし、自分がその領収書の一部しか支払っていない場合、領収書の裏などに支払った分の金額を記載しておくと良いでしょう。
支払った分の金額を証明することはできないのですが、そこまでは税務署も突っ込んでこないはずです。

逆に、たとえば取引先との食事代を毎回全額経費にしていた場合、本当に全額支払っているのかと疑われる可能性があります。
対等な関係なら特に不自然で、相手が顧客であったとしても毎回全額食事代を出すとは考えにくいです。
事実確認は難しいのですが、全額経費として認められない可能性があるでしょう。
そもそも税務調査に入られるのも面倒なので、疑われるような経費計上は避けた方が無難です。

発行年月日

発行年月日がないと領収書として機能しないというわけではないのですが、記載があった方が、帳簿と照らし合わせたときにはっきりするので、信憑性が高まります。

摘要

摘要は、それが何の代金の領収書なのかということを示します。
たまに何の代金かよくわからない領収書もあり、直してもらうタイミングを失うこともあります。
そんなときは、裏に自分で書いておくと良いでしょう。

自分で書いたものが有効になるのかと思われるかもしれませんが、上で説明した通り領収書に明確なルールはありません。
重要なのは、税務署の職員が納得する形で領収書を保管しておくことです。
摘要を自分で書いていても、金額や発行年月日が帳簿と一致していれば疑われるようなことはないと思われます。
税務署の職員は領収書の内容が本当かどうかを重視しています。

支払先

支払先は、言い換えると領収書の発行元です。
支払先の書き方は店舗などによってまちまちで、もともと印刷されていたり、ハンコだったりします。
いずれにしても支払先がわかれば問題はありません。

収入印紙

収入印紙は5万円以上の領収書で必要になります。
ただし印紙税を別で申告納付している支払先だと、収入印紙の貼りつけは不要です。

レシートだと経費にできない?

たまに領収書でなくてはならない、レシートだと経費にできない、といったことを耳にします。
しかし、そんなことはありません。
そもそも、領収書とレシートの定義自体不明確です。
領収書は英語でレシートなので、日本語か英語かの違い程度に考えておいても問題ないでしょう。
強いて言うのであれば、領収書を省略したより簡易的なものをレシートと呼ぶことが多いです。

上で説明した通り、領収書としてある程度項目を満たしていないと政務調査のときに突っ込まれる可能性があり、領収書でもレシートでも項目が足りないことは問題です。
項目の足りていない領収書のことをレシートと呼ぶのであれば、レシートはあまり好ましくない、逆に項目を満たしていればそれが領収書でもレシートでも問題ない、ということです。

領収書がない場合は経費にできない?

領収書がないと経費にできないとよく言われますが、これは半分正解です。
一般的に領収書が出されるもので領収書がないと、税務署からは経費として認められない可能性が高いでしょう。
逆に、たとえば電車賃など領収書の発行が難しいものの場合、領収書がなくても経費として認められる可能性が高いです。
本来、領収書があるはずなのにないという状況が問題ないのです。

では、領収書を紛失してしまった場合は、経費にしない方が良いのかどうかですが、これは微妙なところです。
というのも、領収書の保管義務はありますが、実際紛失しているケースも多く、そしてそのまま経費にしてしまっているケースも多いからです。
結局のところ領収書は、税務調査に入られたときにしか活躍しません。多くの場合税務調査には入られないので、領収書がなくても経費にできる可能性は高いということになります。

ただし、ありもしない費用を経費にしていると税務署から疑いがかかり、税務調査に入られる確率が上がります。
領収書を紛失した場合は、実際に発生している経費なので、税務調査に入られない限りは問題になりませんが、ありもしない経費を計上していると、違和感が生じます。
なのでグレーゾーンではありますが、紛失した領収書の分くらいは経費にしてしまうケースが多いでしょう。

経費にできる項目

経費にできる項目は以下です。

  • 水道光熱費
  • 通信費
  • 旅費交通費
  • 広告宣伝費
  • 接待交際費
  • 消耗品費
  • 地代家賃
  • 租税公課
  • 損害保険料
  • 荷造運賃
  • 福利厚生費

項目名から、具体的にどのようなものかはだいたい推測がつくかと思います。
基本的には事業に関係あるものは経費になり、逆に事業と関係ないものは経費になりません。
よくあるのは、プライベートの食事代を接待交際費にするケースですが、よくあるので当然税務署は注意して見ています。
通信費や地代家賃に関しては、家事按分という概念が重要になります。

家事按分とは、プライベートと事業の両方でかかったお金を一定割合で経費にすることです。
たとえば自宅で作業している場合、自宅の家賃はプライベートなものであると同時に、オフィスとしての賃料という側面もあります。
そのため一定割合で経費にするのです。計算方法は複数ありますが、たとえば使用時間、使用面積、などで計算します。
厳密に計算するのは不可能なので数字自体ははっきり言って適当なのですが、3割~6割などある程度の相場を守った数字にしておく必要があるでしょう。

全額経費にしていると、税務署に注意されるかもしれません。
他にも税金や保険も一部経費になります。
これを知らずに経費にしそびれているケースも多いので、保険や税金を支払ったら経費にできないかどうかその都度調べてみることをおすすめします。

まとめ

個人事業主は注目!領収書の正しいもらい方

個人事業主が領収書をもらう際の注意点や、領収書をもらったら経費にできる項目などについてご紹介しました。
慣れないうちはよくわからない、面倒、難しいと感じるかもしれませんが、慣れれば簡単です。

競合の激しい飲食業界で生き残りをかけるためには、あらゆる手段を用いて、用意周到に事を進める必要があります。
必要があれば、専門家のコンサルティングに頼るのも良い手段です。
客観的な意見も参考にしながら、開業準備を進めていきましょう。