出張旅費規程の節税効果と規定を作る際のポイント

事業を展開していくうえで、出張は必要不可欠です。
このため、経費面をしっかりしておくという意味で、出張旅費規程が必要になってきます。
実は出張旅費規程を作ることが、節税効果につながる可能性があります。
また、規定を作成するうえで、どのようなポイントを押さえておけばいいのでしょうか。

出張旅費についての法的なルールはない

実を言えば、どこまでが出張旅費として認められるかということについて、法律では明確に定められていません。
だからといって、役員の家族旅行を出張旅費として認めるかというと、常識的にあり得ないことです。
旅費が直接、仕事のためになっていないからです。

また、経費として認められても、出張旅費にはならないというケースもあります。
例えば、社員旅行で使用される交通費は福利厚生費の扱いになり、経費ではありますが出張旅費にはなりません。
法的に明確な根拠がなくても、このように出張旅費として認められる可能性が低いものがある以上、ちゃんと規程を作って、何が出張旅費として認められるかを自ら明確にしておくべきなのです。

法的な部分が明確とはいえない状態であっても、社則として「ここまでが出張旅費」と定めておけば、その部分については経費として認められる可能性が高いためです。

出張旅費規程を作成するうえでのポイントは？

出張旅費規程を作成するうえで、次のポイントは押さえておかなければなりません。

• 適用範囲
• 出張の定義
• 旅費の種類と支給額
• 手続き

まず、出張旅費の適用範囲ですが、これは全社員としておくべきです。
誰が出張に行く必要があるか分かりませんし、一定の役職以上でなければ認められないのでは従業員の士気にかかわるからです。
もしも役職によって差をつけるなら、適用範囲ではなく支給額にすべきです。
役員と部長級以上、それ以下で支給額に差をつけるといった具合です。

出張の定義ですが、片道何km以上を出張と認めるか、交通機関はどこまで認めるかなど、具体的な部分まで決めておく必要があります。
例えば、片道100km以上なら出張と認めるとか、500km以上なら交通機関に飛行機が利用できるとか、役員についてはグリーン車の利用を認めるといった具合です。

旅費の種類については交通費や宿泊費、日当などが考えられます。
これについても、具体的な金額を定めておいた方がいいでしょう。
宿泊費については役職によって利用するところが異なってくるでしょうし、日当についても給与面の違いがありますから、役職によってどう変わるのかを決めておくのです。

これらをきちんと決めたうえで、どのようにして出張旅費を精算するのかという手続きを決めておきます。
そうしなければ、そもそも支給の方法が分からないからです。出張何日前までに申請するのか、急な出張が決まった場合にはどうするのか、出張後の実費精算にするのか出張前に定額支給するのかなど、手続きを決めておきましょう。

繰り返しますが、出張旅費については法的なルールが確立されていません。だからこそ、社内の規程が重要になってくるというわけです。

出張旅費規程で節税効果が望める

実は出張旅費規程を作成し、それに則って出張旅費を支給していくことが、会社としての節税につながってくれる可能性があるのです。
出張旅費を役員や従業員に支給することで、消費税の支払額が減るためです。
なぜなら、出張旅費は消費税を相手に支払っている「課税仕入れ」の扱いとなるからです。

出張する際に利用する交通機関や宿泊施設、飲食店では消費税を支払っています。
課税仕入れとして扱われるのは、妥当だと言っていいでしょう。
消費税は課税売上額から課税仕入れ額を引いた金額に対して課せられます。
出張旅費の支給額が多くなればなるほど、課税売上額が減り、消費税の支払額も減ってくれるというわけです。

ただし、売上額の関係で免税業者になっている場合には、消費税を支払う必要がない分、節税効果は小さくなります。
余談ですが、出張旅費は従業員にとっても節税効果があります。
なぜなら、出張旅費は課税所得の対象外として扱われるからです。
出張旅費規程で、支給額を交通機関の定価、宿泊費を1万円、日当を5000円で先払いと定めていたとします。
ここから少しでも浮かせれば、それは従業員にとって無税の収入となるのです。

例えば早期予約割引などを利用して、交通機関の料金を抑えた場合、その差額は従業員にとって無税の収入になります。
これは、宿泊費や食費を安く抑えた場合についても同様です。
ただし、役員が「ビジネスクラスを利用する」と言ってエコノミーを利用したような場合、差額が大きすぎるので税務署から指摘される可能性があります。
何事も限度というものがあります。

まとめ～出張旅費規程の作成はメリット大～

出張旅費について法的に明確な取り決めがない以上、自分たちでしっかりと決めておくことが大切です。
出張旅費の社内の取り決めがしっかりしていれば、税務署などにしっかり説明できるからです。

また、出張旅費の支給は会社にとっても、従業員にとっても節税につながります。
メリットを生かすためにも、規程を作成しておきましょう。