上手な領収書の保管方法はどうすればいい?

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経費の領収書管理のポイント

経費は主に領収書を元に付けていきますが、会計ソフトに入力したらお役御免というわけにはいきません。
またその年の確定申告が完了しても、捨てることはできません。
青色申告の場合は7年間、白色申告の場合は5年間保管する義務があります。
こんなに長期間領収書を保管するのははっきり言って邪魔だし面倒ですが、税理士に依頼していない場合、誰もがやっていることです。
では、具体的にどのように保管すれば良いのでしょうか。

領収書の保管方法

領収書の保管方法は、大きく分けて以下の二つです。

  • 紙媒体でそのまま保管する
  • 電子媒体に取り込む

たとえば税務調査に入られた場合、一応電子媒体で領収書を提示することも可能です。
ただし紙媒体を見せるように言われる可能性もあるので、電子媒体のみで良いというわけではありません。
結局、紙でも保管しなければならないということです。

ついに紙媒体の領収書が不要に!?

領収書を電子データとして取り込めば、紙媒体の領収書は廃棄して良くなると言われています。
財務省が制度改正するとの方針を発表していて、現段階では2020年10月を目標としています。
ただし去年の段階では、2020年4月を目標にすると発表しており、既に期日が過ぎてしまっています。
そのため、まだまだ後ろにずれ込む可能性はあるでしょう。
そして仮に紙媒体の領収書が不要になったとしても、電子データとして取り込んだ後になんらかの処理が必要かもしれません。

なぜなら、領収書を偽造した脱税につながる可能性があるからです。
電子データでの保管が可能になったとしても、紙媒体で保管するよりもかえって面倒で、結果的に多くの企業がそのまま紙媒体で保管することも考えられます。

領収書管理のポイント

現状、領収書は紙媒体での保管が必要で、電子データでの保管が可能になっても、しばらくはかえって不便だから、引き続き紙媒体で保管する企業も多いと考えられる、ということでした。
結局のところしばらくは紙媒体の領収書を保管しなければならないのですが、管理できずに領収書がごちゃごちゃになっている方は多いかと思います。

項目ごとにクリップなどで留めるのがおすすめ

多くの方は、正直なところ領収書の管理が面倒で仕方ないので、ごちゃごちゃになってしまい、後から見返したときに何が何だかわからない状態かも知れません。
税務調査に入られる確率自体低いですし、はっきり言ってしまえば領収書を丁寧に管理していなくても、当面はそこまで問題にはならないかと思います。

ただし、いざ税務調査に入られたら確実に困るでしょう。
また領収書を元に確定申告している(経費を記録していない)方は当然、領収書を管理しておかないと確定申告でも困ります。
管理方法として領収書をノートに張り付ける、ファイリングするといった方法が推奨されているケースが多いですが、きっちり管理するのが面倒な方には、とりあえずクリップで項目ごとにまとめておくのがおすすめです。

余計な領収書は混ぜない

余計な領収書を含めてしまうと、領収書の数が多くなり、管理が余計に面倒になります。
後から仕訳しようと考えて、すべての領収書をまとめて保管している方もいるかもしれませんが、後々面倒なことになります。
私も余計な領収書を含めて管理していて、その結果、後から大変なことになりました。
もしかしたら、経費にできるかもしれないと思って、取っておきたい気持ちはあるかもしれませんが、その場合は別で保管した方が良いでしょう。

そして帳簿に付けなかったのであれば、確定申告のときにも経費にはしないでしょう。
領収書を保管するなら帳簿に付ける、帳簿に付けないなら領収書は廃棄する、ということで良いかと思います。

領収書を紛失した場合どうなる?経費にはできない?

基本的に、経費にするものはすべて領収書、もしくは支払いがあった証拠を残しておく必要があります。
これは、税務調査の際に提示を求められたら提示するためです。
原則として、領収書がないものは経費にできないのがルールなのですが、実際は経費にしてしまっているケースが多いでしょう。
理由はシンプルで、税務調査に入られる確率が低いからです。
税務調査に入られたら領収書がないと困りますが、税務調査に来なかった場合、領収書がなくても実際のところ困りません。

また仮に領収書を紛失していても、実際に支出した経費であれば税務署は違和感を持ちません。
税務署は、脱税の疑いがあるところに税務調査に行くので、領収書を紛失しているからという理由で、税務調査に行くことはありません。
そもそも、領収書を紛失しているかどうか調査前に判断するのは不可能です。
脱税の疑いがあるところに税務調査に行ったら、結果的に領収書もなかった、といったケースはあります。

まとめると、基本的には領収書を紛失したら経費にできないことになっていますが、税務調査に入られる確率は低いので、経費にしてしまっても領収書がないことはバレない可能性が高いです。

ありもしない費用を経費にしていると税務署に疑われて、税務調査に入られる可能性がありますが、実際に発生した経費で、単に領収書を紛失しているだけなら、税務署に脱税を疑われることもないでしょう。
事実領収書を紛失しているだけで脱税しているわけではありません。
領収書がないのがバレた場合、経費にできなくなるというだけです。

まとめ

上手な領収書の保管方法はどうすればいい?

領収書は今後、電子媒体が中心になる可能性がありますが、現状まだ紙媒体で保管する必要があり、管理が面倒です。
管理方法は人によって異なりますが、私の場合は項目ごとに時系列にクリップでまとめて、大きめの箱に放り投げています。

もっときっちりノートに貼りつけたりファイルに入れて保管している人もいますが、はっきり言って面倒です。
会社に経理担当がいたり、税理士が代行してくれる場合は話が別ですが、一人社長や個人事業主の方はそこまで細かく管理するのは難しいでしょう。

不要な領収書は入れない、どこに何があるのかわからなくだけならないようにする、といったことができていれば十分でしょう。

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