【経理を税理士に依頼する】
社内での経理と税理士事務所の役割分担

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経理と税理士事務所の役割分担

現在、税理士事務所と顧問契約を結んでいる社長さんの中には、「経理をすべてやってくれると思ったら、チェック作業だけだった」という不満をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
逆に、「経理は社内のスタッフだけでもできるから、税理士からはもっとレベルの高いサービスを受けたい」とお考えの方もおられるかもしれません。
税理士事務所の業務範囲はそれぞれの事務所によって違うことがあるので、ミスマッチが生じてしまわないように注意が必要です。

この記事では、これから始めて税理士事務所を利用するという方や、すでに税理士事務所と顧問契約を結んでいるけれど、別の事務所への変更を検討している方向けに、「自社の経理スタッフと税理士事務所の役割分担」の考え方について解説いたします。

経理・税理士事務所の役割分担の3つの形

税理士事務所に経理体制の構築を相談する場合、次のような選択肢が考えられます。

・①記帳代行
・②経理代行:会計ソフトの入力作業に加えて、請求書の発行その他の経理業務も依頼するかたち
・③自社内での入力処理と税理士事務所のチェック体制

①の記帳代行は、請求書や領収書などの資料を月に一回税理士事務所に送付し、会計ソフトの入力作業を依頼するという形です。

請求書の発行その他は自社内で行えるけれど、会計ソフトへの入力作業や仕訳の入れ方が分からないという方におすすめの方法です。

②の経理代行は、①の記帳代行に加えて、請求書の発行や入金管理、支払業務や従業員の経費精算などもまとめて業者に依頼する形です。

経理に関する業務はすべて外部に委託してしまいたいという方にとてもメリットの大きい形といえるでしょう。

③は、ある程度の規模に成長した企業におすすめの形です。

基本的な記帳作業や請求書その他の経理業務は自社内の経理スタッフが担当しつつ、月に1回などの形で税理士事務所にチェックをしてもらうことになります。

経営者が「最新の会計情報を常に把握できる経理体制」を目指す

経理が作成する会計情報は、経営者にとって経営判断を行う上での重要な判断材料になります。

経理体制の構築については上でも見たように①記帳代行・②経理代行・③自社スタッフと税理士事務所のチェック、という3つの選択肢が考えられますが、現段階での企業の成長段階に合わせて選択を行うのが適切です。

例えば、接待費を使ってまで得意先との関係を維持すべきか?を判断するにあたっては、得意先別にかけたコストと売上の関係を記録しておけば正確に判断を下すことができます。

また、仕入先から「今年はこれがおすすめ」とセールスをかけられたような場合にも、最新の試算表から自社の平均粗利率が分かっていれば、自社内の基準で「本当にお得なのかどうか」を交渉の場で判断することができるでしょう。

このように、経営者にとって会計情報は「最新の情報が、いつでも社長のパソコンやスマホから確認できる」という状態が理想です。

記帳代行サービスを利用した場合、会計情報の完成にタイムラグが生じる

上で見た①の記帳代行を利用した場合、会計情報が作成されるまで1か月程度のタイムラグが生じてしまうことに注意しておきましょう。

最新の情報が1か月前…では経営者の判断に生かすための情報としてはかなり古いと言わざるを得ませんので、長期的に見た場合にはこの状況は解消することを考えなくてはなりません。

もっとも、創業間もないスタートアップ企業や、従業員数人規模の企業では「会社の損益や資金繰りについては社長の頭にすべて入っている」ということもあるでしょう。

そのため、この段階では「経理作業は税理士事務所に任せて、社長は売上をあげるための活動に集中する」という選択を検討するのがおすすめです。

経理業務をすべて外部委託するなら経理代行

この点、②の経理代行はよりメリットの大きい選択肢といえます。

経理に関する業務はすべて外部の専門家に依頼することで、経営者は自身の経営者としての業務に集中することができるからです。

起業初期の段階では記帳代行や経理代行利用しつつ、専門の経理スタッフを雇用できるまでに事業が成長してきたら、経理は基本的に自社内で処理できる形(月次決算や年次決算についてのみ顧問税理士に依頼する)にステップアップしていくのが良いでしょう。

記帳代行とは具体的にどのようなサービス?

税理士事務所が行っている記帳代行サービスとは、おおむねどのようなサービスなのか?について解説します。

ごく簡単にいうと、記帳代行サービスとは「請求書や領収書などの資料を税理士事務所に渡し、会計ソフトへの入力作業を代行してもらうサービス」のことです。

税理士事務所側で入力作業が完了したら、その結果報告として「月次試算表」という会計データが郵送されてきます。

月次試算表とは?

月次試算表は、あなたが経営する会社の1か月の成績表のようなものですから、事業の最新の状況を把握することに役立ちます。

また、月次試算表は金融機関から融資を受ける場合や、大手企業の得意先と新たに取引を開始する際には提出するように求められることが多い資料ですから、活用することができます。

年に1度は決算と税務申告を行う

月次試算表の作成までの作業を毎月繰り返し、12か月分の会計データが蓄積できたら、年に1回「年次決算」と「税務申告」の作業を税理士事務所に依頼します。

個人事業主の場合の年次決算・税務申告のことを「確定申告」と呼びますが、これらは日本国内で活動する企業であればだれでも行わないといけない作業です。

(税務署に対して確定申告書を提出して、窓口で納税するという形で手続きを行います)

確定申告は自力で行うことも可能ですが、高度な税務知識が必要になることもありますから、慣れていない場合はこちらも税理士事務所に代行を依頼するのが良いでしょう。

もし確定申告の内容に間違いがあり、本来支払わないといけない税金を納めていない状態になってしまうと、税務調査などによって延滞税や加算税といったペナルティを課せられてしまう可能性があります。

確定申告の作業を税理士事務所に代行してもらう場合、毎月の顧問料(記帳代行サービスの月額料)の3か月分~5か月分程度の決算料を支払う必要があります。

記帳代行にかかる費用

記帳代行サービスにかかる費用相場は、おおむね以下のような形です。

・月額顧問料:会計ソフトに入力する取引量に応じて1万円~3万円程度
・決算料:月額顧問料の3か月~5か月分
・従業員の年末調整代行など:1万円~3万円程度

月額顧問料は会計ソフトに実際に入力する取引量に応じて、以下のように従量課金のような形になっているケースが多いです。

・取引100件未満:1万円
・取引100件~200件:1万5000円
・取引200件~300件:2万円

例えば、取引100件未満の方が記帳代行サービスを利用し、決算料として顧問料の3か月分、従業員の年末調整代行1万円を払ったという場合、年間で支払う料金は以下のようになります。

・月額顧問料:1万円×12か月分=12万円
・決算料:1万円×3か月分=3万円
・従業員の年末調整代行など:1万円
・合計:12万円+3万円+1万円=16万円

毎月の負担額にすると1万3000円ほどとなります(16万円÷12か月=1万3333円)

この料金を負担することで面倒な経理作業や確定申告作業のほとんどを代行してもらうことが可能となりますから、検討してみるメリットは大きいといえるでしょう。

記帳代行よりさらに利便性が高い経理代行

上で見た記帳代行のサービス内容に、さらに請求書発行や経費精算といった経理の付随業務もプラスしたサービスが「経理代行」です。

経理代行を利用した場合、記帳代行を利用したときよりもさらに経理業務にかける時間を小さくすることが可能となります。

おすすめの経理アウトソーシングサービス

税理士事務所が提供しているその他のサービス

上では、税理士事務所が提供している記帳代行サービスの内容について解説いたしました。

ただし、記帳代行サービスというのは税理士事務所が提供しているサービスの中の一部にすぎません。

税理士事務所が提供しているサービスとしては、記帳代行の他にも以下のようなものがあります。

・金融機関との融資交渉支援
・補助金・助成金活用のアドバイス
・税務調査への対応

以下でそれぞれのサービス内容について順番に解説いたします。

金融機関との融資交渉支援

中小企業経営者にとって、金融機関との交渉がうまくいくかどうか(適切なタイミングでスムーズに融資を受けられるか)は、文字通り事業の存続にかかわる問題といえます。

税理士事務所を活用することによって、金融機関との関係を良好に維持し、必要なタイミングで融資を受けることが容易になる可能性があります。

金融機関の融資担当者があなたに対して融資を行うかどうかを判断する際には、あなたの会社の過去の決算データ(決算書)や、最新の月次試算表の内容を最も重要な情報として扱います。

当然ながら、これらの資料の内容があいまいなものである場合、融資担当者としては融資実行に躊躇することになってしまうのです。

資格を持った税理士が作成した会計資料は信頼性が高い

この点、決算書や試算表を税理士事務所(国家資格を持った税理士)が作成したものである場合には信頼性が高まりますから、融資担当者としても安心して融資判断を行うことができるというわけです。

また、融資交渉ではあなたの会社の将来的な展望を「事業計画書」という書類にまとめて提出することが求められます。

これについても税理士の支援を受けながら作成したものであれば信頼性の高い内容として判断してもらうことが可能となりますので、融資交渉を有利に進める事が可能となります。

補助金・助成金活用のアドバイス

中小企業経営者は、経営活動のさまざまなイベントにおいて国や公的団体の補助金や助成金を活用することができます。

例えば、新しく従業員を雇用したり、IT関連の設備投資を行ったりした場合には、必要になった費用を後から国に補填してもらう(つまり給付金をもらう)ことができる可能性が高いです。

ただし、補助金や助成金を受け取るためには、複雑な手続きや書類作成を行う必要がありますから、経験のない方には大きな労働負担となってしまいます。

税理士事務所と顧問契約を結んでいる場合は、こうした書類作成の手続きも代行やアドバイスをしてもらうことが可能です。

税務調査への対応

税務署があなたの会社の事務所に「きちんと経理処理を行っているか」をチェックしに来る税務調査への対応も、税理士事務所を活用するメリットを実感できる場面です。

税務調査によって過去の申告内容の誤りが指摘されてしまった場合、多額の追徴課税(追加で納める税金)を義務付けられてしまう可能性があります。

税務調査によって大きな金額の納税漏れを指摘されたことをきっかけに、税理士事務所との顧問契約を検討する経営者の方も少なくありません。

税務調査による追徴課税のリスクは抑えられる

一方で、税務調査は調査官との交渉によってかなり税額を抑えられるケースも少なくないのです。

税務調査は当然ながら税法(税金に関する法律)に基づいて行われるものですが、実際の経理処理についてはどの法律を適用すべきか?の判断が分かれるケースがあります。

こうしたときに、正しい税法知識をもとに税額を少しでも減らせる方向で調査官と交渉を行えるかどうかは非常に重要な問題なのです。

税務調査への対応は経験がものをいいますから、意図せずに脱税をしてしまうリスクを避けるという意味でも税理士事務所からアドバイスを受けることにはメリットがあるでしょう。

税務調査は「定期チェック」でやってくる

税務調査に関しては、「うちは小さい個人商店だし、ちゃんと経理やってるから税務調査なんかこないよ!」と言われる社長さんもいらっしゃるかもしれません。

しかし、税務調査は「何か怪しいことをしたから来る」というケースはむしろまれで、「定期的なチェック」という意味で行なわれることの方が多いことを知っておく必要があります。

経営者にとって、税務調査への対応は「数年に1度のイベント」として避けることができないのが実際のところなのです。

まとめ

今回は、「経理と税理士事務所の役割分担」という視点から、中小企業経営者がどのような形で経理体制を構築していくべきかについて解説しました。

長期的には自社内で経理スタッフを雇用して経理処理を完結できるようになるのが理想的ですが、まだ創業間もない企業の場合には税理士事務所の記帳代行や経理代行を活用するのが適切です。

特に、当面の間は経理に関する業務はすべて信頼できる業者に外部委託したいとお考えの経営者の方は、経理代行サービスをおすすめします。

こうしたサービスを活用することは中小企業経営者にとって非常にメリットが大きいことなので、ぜひ検討してみてください。

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