経理代行では何をしてくれるのか~固定資産管理~

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固定資産管理業務とはどのようなことを行うのか

この記事では、固定資産管理業務での重要ポイントや、業務効率化の一環として経理代行サービスを活用するメリットについて解説いたします。
機械設備や備品といった固定資産は、帳簿上の評価額が高額になる一方で、現金化がほとんど期待できないというケースも少なくありません。

そのため、他の経理業務と比較すると、固定資産管理の業務がおろそかになってしまっている企業が多いのが実情です。
極端な例では、決算書では高額な固定資産が計上されているにもかかわらず、現場ではとっくに処分が行われていて現物が存在しない…といったケースも生じかねません。

もし、こうした事態が税務調査や会計監査の場などで明らかになった場合には、その会社の経理業務体制そのものの信頼が揺らぎかねません。
固定資産の管理業務は、現場従業員との連携を確保するとともに、日常業務と定期的なチェック業務の仕組化が重要な課題となります。

固定資産の管理業務とは、おおまかにいえば以下の3つの業務を言います。

  • 固定資産管理台帳を作成すること
  • 固定資産管理台帳の内容と、現場の固定資産の利用状況が一致しているかチェックすること
  • 税務調査への対応

固定資産台帳は、減価償却費の計上を行う際の計算根拠となりますから、決算書の内容や企業が納める税金の金額に大きな影響を与えることになります。
そのため、固定資産台帳の内容は、実際に現場で利用されている固定資産の状況を正しく反映するものでなくてはなりません。

固定資産管理台帳の作成

固定資産台帳の作成様式については、特に決まった様式などがあるわけではありません。
ただし、上でも見たように、固定資産台帳は減価償却費の計算を行う際の根拠資料となりますから、以下のような項目がもれなく記録されているのがのぞましいでしょう。

  • 通しの番号
  • 資産の名称
  • 利用している会社部署の名称
  • 計上している勘定科目
  • 所有物かリース資産であるかの区分
  • 耐用年数
  • 耐用年数の分類
  • 取得した年月日
  • 事業用に使用し始めた年月日
  • 取得の価額
  • 増減や異動が生じた場合の日付
  • 増減や異動が生じた理由

固定資産台帳の内容と、実際の利用状況が一致しているかのチェック

固定資産管理台帳の内容は、経理部門が現状で把握している固定資産の利用状況にほかなりません。

企業の規模がある程度大きく、経理などの管理部門の人たちと現場部門の人たちが働く場所が物理的に離れている場合、管理部門が現場の固定資産の利用状況をリアルタイムで把握することは簡単ではありません。
そのため、現場部門の担当者には、固定資産の異動が生じた際には速やかに管理部門への通達を行う仕組みを、会社内のルールとして構築する必要があるでしょう。

また、決算業務を行うタイミング等で、管理部門の担当者(経理担当者)が現場に固定資産の利用状況を実際に視察しに行くことも重要です。

税務調査への対応

税務署が定期的に行う税務調査の目的は、あくまでも税額の計上が正しく行われているか(端的にいえば少ない金額で計上していないか)をチェックすることです。
そのため、税務調査においては会計帳簿の確認作業がメインになるのが実際のところですが、固定資産台帳の内容が現実に即した内容になっているかどうかは、減価償却費の計上内容に影響を与えます。

会計帳簿上は存在しているのに実際には廃棄してしまって存在しない固定資産があったり、固定資産台帳に記載されている利用状況とまったく異なる用途で使われている固定資産が存在したりする場合には、税務署は減価償却費計上額の是正を求めてくる可能性があります。
こうした目的の範囲内で、税務署の職員が固定資産の実際の利用状況について現物を調査してくることも考えられるでしょう。

固定資産台帳の内容が現実に即していないことが判明した場合、会計帳簿全体への信頼性を欠くことにもなりかねませんから、固定資産台帳の内容と現場の利用状況に齟齬がないかを定期的にチェックしておく必要があります。

固定資産管理業務では現場従業員との連携が重要

現場で利用されている固定資産は、その資産の利用状況に応じて廃棄されたり、廃棄の手続きをとられないままに放置されたりといったことが頻繁に生じます。
固定資産台帳に記載する固定資産については、現場従業員との連携を通して、実際の固定資産の活用状況をリアルタイムで反映する必要があります。
こうした作業のことを「固定資産の現物照合」と呼びます。

固定資産の現物照合は、従来であれば管理部門と現場のそれぞれの担当者が目視で行うのが普通でしたが、近年では物品管理のシステムを管理部門と現場で共有する方法が一般的になっています。

こうした「管理部門と現場部門の情報共有」は固定資産管理以外の状況においてもメリットが大きいといえます(例えば実地棚卸作業の効率化など)
固定資産の現物照合の効率化を検討する際には、人的な管理体制を構築するとともに、専門システムの導入も検討しましょう。

固定資産税の納税

会計上、固定資産として計上されている土地や家屋、償却資産については、固定資産税という税金を負担しなくてはなりません。
(償却資産とは減価償却費の計上を通して、購入費用を会社の経費として処理している資産で、土地や建物以外のものをいいます)

土地建物に関する固定資産税は毎年1月1日現在において、登記簿上の所有者となっている人に対して課税されます。
土地や建物については、購入や売却等を行った場合には必ず登記を行いますから、毎年役所から送付される固定資産税の納税通知に基づいて納税を行っておけば問題はありません。

一方で、償却資産に課税される固定資産税(償却資産税と呼ばれることもあります)については、償却資産を所有している企業による申告に基づいて課税額が決定される点に注意が必要です。
(償却資産の申告は、毎年1月31日までに市役所に対して行います)

必然的に、作成した申告書の内容が実情に基づいていなかったり、意図的に申告額を小さくなるように申告書を作成したりした場合には、税務調査を通して追徴課税を課せられてしまう可能性があります。

固定資産税(償却資産税)に関する市役所の調査

固定資産税(償却資産税)は市区町村に納める地方税ですから、その納税が正しく行なわれているかどうかは市役所が管轄する項目です(東京都では都税事務所が管轄しています)
従来は市役所による固定資産税の実地調査はあまり行われてこなかったのが実際のところでしたが、近年においてはこうした調査が実際に行われるケースも増加しています。
(固定資産台帳だけをチェックする簡易調査などが行われるケースもあります)

もし市役所の実地調査によって過去の納税額の誤りを指摘された場合、実際に資産を取得した年度にさかのぼって追徴課税を課せられてしまう可能性もあります。
こうした事態を避けるためにも、毎年償却資産の申告は正しく行うとともに、現場の利用状況と固定資産台帳の内容を一致させるためのルール作りを徹底する必要があります。

固定資産の管理が会社業績に与える影響

会計上、固定資産として処理される資産は、金額的にも大きく、現金化が難しい項目といえます。
以下では、会計的な視点から固定資産が会社経営に与える影響について見ていきましょう。

金融機関による信用力調査への影響

上述のように、固定資産には「金額が大きく、現金化が難しい」という性質を持っています。
決算書(貸借対照表)に多くの資産が計上されていることは、一般的にはその企業の経営の安定性を示すものと考えられがちですが、現実には換金価値がほとんどなく、管理コストだけがかかってしまっている状況は少なくありません。

現場の担当者だけでこうしたコストについても客観的な視点で把握することは難しいケースが多いでしょうから、経理部門と現場部門とが共同して固定資産の利用状況を正しく把握することは大切なことです。
まったく利用されていない固定資産が存在している場合には、廃棄や売却によって決算書のスリム化を行うことが合理的なことも考えられます。

固定資産に関する主な財務分析指標

このように、固定資産が有効活用されているかどうかは、企業経営に大きな影響を与える可能性がありますから、取引をしている金融機関の融資担当者なども、その内容について詳細を把握したいと考えるのが自然です。

ただし、金融機関の担当者は決算書から読み取れる財務分析指標などを活用してこうした情報を得ようとするケースが多いです。
固定資産の状況が影響を与える財務分析指標の主なものとしては、以下のようなものがあります。

固定長期適合率

固定長期適合率は、固定資産の金額を「自己資本と固定負債の合計額」で割り算して求める指標です。

固定長期適合率(%)=固定資産÷(自己資本+固定負債)×100

固定比率の説明で見たように、投下資本の回収が長期化する固定資産については、できる限りコストのかからない形で調達した資本によって投資を行うのが安全です。
もっとも理想的なのは自己資本での投資ですが、それが難しい場合には固定負債(期間が長期である借入金)も用いて投資を行う場合もあります。

計算式から自明なように、固定長期適合率が100%を下回る場合には、こうした比較的安定的な資本(自己資本と固定負債)で固定資産への投資額をまかなえていないことを意味しますから、その企業の資金繰りにとって大きな不安定要素となります。

まとめ

今回は、固定資産管理に関する業務の内容や、固定資産が企業経営に与える影響について解説いたしました。
固定資産の管理が実情に基づいて正しく行われていることは、企業の財務情報を現実に即したものであることを証明するための重要な要素となります。

本文で見た固定資産管理に関する業務を自社内のスタッフに任せることが難しい場合には、経理代行のサービスを活用することも検討してみてください。
通常、固定資産管理に関する実務知識を持った人材を従業員として雇用するためには、高額な人件費と採用後の研修費用が必要です。
経理代行サービスを活用すれば、格安のコストで専門知識を持った専門家に固定資産管理業務を委任することが可能となります。

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