勤怠管理システムの導入は必要?おすすめのツールは?

勤怠管理システムの導入は必要?おすすめのツールは?
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新人経営者が知っておきたいお勧めの勤怠管理

勤怠管理システムの導入は必要?おすすめのツールは?

経営者にとっては、勤怠管理も重要事項です。
源泉所得税をはじめとする税金の算出には欠かせませんし、勤怠記録には3年間の保管義務があるためです。
また管理にはさまざまな方法があり、コストのかかるものも、かからないものもあります。
具体的には、以下のような勤怠管理方法があります。
どれが新人経営者にお勧めなのでしょうか。

  • 手書き出勤簿
  • タイムレコーダー
  • クラウド勤怠管理
  • オンプレミス勤怠管理

それでは、それぞれ解説していきます。

コストはかからないが手間がかかる手書き出勤簿

始業時刻と終業時刻、間の休憩時間などを、昔ながらに手入力していく方式です。
極端なことを言えば、紙と筆記用具さえあれば始められるのがメリットです。
事業の立ち上げ時には、さまざまな費用が必要になります。
そうした中で、導入コストがほぼかからないというのは、大きなメリットとなります。

問題は、集計に手間がかかってしまうことです。
紙に記入していく方式だと、担当者が都度、集計してエクセルに入力していかなければいけません。
立ち上げ直後で人数が少ないうちは、それでも何とかなるでしょうが、事業を拡大していく中で人員が増えていくと、担当者の負担はどんどん大きくなっていきます。
また、記入する時間は社員の一存で決められますので、正確性が担保できないというのもデメリットと言えます。
ちなみに、勤怠記録には3年間の保管義務があります。

タイムレコーダーには3種類がある

タイムレコーダーには大きく分けて次の3種類があります。
それぞれ導入コストや、その後の集計の手間などが変わってきます。

  • 集計機能付きタイプ
  • PC接続タイプ
  • ICカードタイプ

集計機能付きタイプは、昔ながらのタイムレコーダーに簡易的な集計機能が付いたものです。
導入コストやランニングコストは安いですが、50人程度しか管理できません
PC接続タイプは集計機能が簡易的ではないので、複雑な集計が可能です。
ただ、集計機能付きよりやや機器が高いうえ、社員とタイムカードの紐付けに手間がかかるのがデメリットです。

ICカードタイプはカードをかざすだけで出退勤手続きができるので、社員の手間がかかりません。
ただ、社員採用ごとにカードを作る必要が生じるなど、担当者側には負担が生じます。

いずれにしても一長一短という感じです。
現在の会社の規模によって、どれが最適かという選択肢は変わってくるのではないでしょうか。

PCやスマホとの親和性が高いクラウド勤怠管理

勤怠管理システムの導入は必要?おすすめのツールは?

最近よく話題になっているクラウド勤怠管理ですが、出勤時間や退勤時間などのデータが自動的に蓄積されていくので、集計に手間がかからないというメリットがあります。
最近ではスマートフォンが広く普及していますので、スマホを利用して出退勤をチェックする方法も使えます。
専用のアプリをインストールし、出退勤の手続きを取ればいいのです。

ICカードタイプの場合、以前は、カードの発行に時間とコストがかかるという問題がありましたが、アプリをダウンロードして使うだけなので、そうしたコストがかからないというメリットにつながります。
問題は、IT機器に慣れていない人にとっては、使いにくいシステムになりかねないことです。

導入時には、お金がかかるものとかからないものがありますが、毎月のランニングコストは必要です。
ただし、それほど高いものではなく、安いものだと1人当たり200円というものもあります。

自由度は高いがコストも高いオンプレミス勤怠管理

自社内に勤怠管理専用のサーバーを設置し、そこで専用のシステムを動かすタイプのものです。
会社の形態に合わせてカスタマイズがしやすく、自由度が高いというメリットがあります。
クラウド勤怠管理では、IT機器に弱い人が使いづらいという問題がありますが、そうした人に合わせたシステムを、同時に構築するようなことも可能です。

万が一トラブルが起きたときでも、システム設置を行った業者が即座に対応してくれますので、大きなダウンタイムが生じにくいというのもメリットと言えます。
デメリットとしては、システムの構築や維持にコストがかかることが挙げられます。
サーバーの維持費や業者のサポート費用は、長期的に見ると結構な金額になります。
どちらかといえば、新人経営者に向いているシステムとは言えません。
ある程度会社の規模が大きくなってから、構築すべきシステムではないでしょうか。

まとめ~おすすめはクラウド勤怠管理~

勤怠管理の方法は、このように多種多様です。
いずれの方法もメリットとデメリットがあり、会社によって最適解は異なってくるというのが、実際のところです。

あえて新人経営者におすすめと言える方法は、初期費用がかからない上にランニングコストが小さく、担当者の負担も少なくなるクラウド勤怠管理システムではないでしょうか。