給与計算で間違いが発生!どう対処すればいい?

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給与計算が間違っていた時、会社はどうする?

仕事のやりがいや社会貢献している意識などは重要かもしれませんが、生きるために仕事をしている人が大半で、それが自然なことでしょう。
給与をもらえるからこそ、毎日頑張って長時間働いているのです。
多くの時間と労力を費やしてもらえる給与は、社員にとって非常に大切なもので、これをきちんともらえないとなると、当然モチベーションは急下降するでしょう。
多くの人は、給与のために働いていると言っても過言ではないので、それを間違えて支給するのは本来、言語道断なのです。

とはいえ、残念ながら給与計算のミスは案外多いものです。
経理担当の方も日々忙しく、また会社の給与計算自体が複雑だったりするので、ある程度は仕方がない面もあります。
給与計算を複雑にしている会社も悪いのですが、節税等を考えてのことです。
給与計算は間違えないのがベストですが、間違えてしまうこともあるかもしれません。
そこで今回は、給与計算を間違えた場合、会社はどうすべきなのか解説します。

払い過ぎの場合と不足の場合で異なる

給与計算のミスの原因は複数ありますが、結果的としてはミスは大きく分けて、「払い過ぎ」か「不足」の2種類です。
正しい数字と一致していないということは、このどちらかしかないでしょう。
そして、払い過ぎた場合と不足した場合でやや状況が異なります。
当たり前ですが、不足した場合の方が社員への影響が大きいため、緊急に対処する必要があるのです。

給与が不足している場合の対処

会社によっては、給与が不足した場合に、来月分に足す形で支払っているかもしれません。
しかし、これは本来あまり好ましくありません。
給与計算を間違えること自体が好ましくないので、二重に良くないことをやっています。
お金の貸し借りは基本的に利息が発生するもので、これはそのお金が手元に入るタイミングによってその価値が変わるからです。
極端に言えば、今手に入る1万円と来年手に入る1万円、どちらが良いかは明白でしょう。

この場合、誰もが今すぐに1万円ほしいと答えるはずです。
その1万円を使うかどうかはその人の自由ですが、少なくとも1万円もらえば自分で選択できます。
これとまったく同じことで、給与をすぐに払わないことは、一定期間社員からお金を奪っていることになり、いわばその社員から借金している状態です。
来月確実に返すとは言っても、会社が倒産するリスクなども考慮すると、100%の保証はなく、社員からすると多少の不安はあるかもしれません。
社員からすると、なんのメリットもなく会社にお金を貸している状態なので、早急に不足分を振り込むべきでしょう。

会社に来月と言われたら社員は従わざるを得ず、今すぐ振り込んでほしいとは言いにくいでしょう。
しかし振り込みが遅くなればなるほど、社員のモチベーションを削ぐ可能性があり、会社にとっても社員にとってもデメリットになります。
給与が不足している場合は早急に支払った方が良いということでした。

過払いの場合の対処

逆に、給与を払い過ぎているケースもあるでしょう。
この場合、社員に損はありません。
強いて言うなら、せっかくもらえたと思ったのに、実際はもっと少ないのかとがっかりする程度です。
過払いの場合は、そこまで急いで処理する必要はないでしょう。
なぜなら社員は損をしていないので、モチベーションの低下にはつながりにくいからです。
社員に振り込んでもらうような対処だと手間がかかるので、翌月分を差し引いて給与を支払う、などの対処でも問題ないです。

特に経営が厳しい会社では、不足時と過払い時で逆の対応をしてしまっているかもしれません。
不足したときは来月分と合算する形にして、逆に過払いをしてしまった場合にはすぐに振り込んでもらう、ということです。
もしくは、いずれの場合も来月分の給料で調整している、といった会社も多いかもしれません。
しかし不足した場合はなるべく早く確認して振り込むことが重要です。

社員から給与間違いの連絡があった場合

給与ミスに気付く理由は、社員からの連絡であることが多いでしょう。
過払いに対して連絡する人もいるかもしれませんが、どちらかというと給与が不足しているときに連絡する人の方が多いでしょう。
社員から給与が不足していると連絡があった場合、担当者は早く調べて対応することが重要です。
上でもご説明した通り、社員は給与のために頑張って働いています。
その給与がきっちり支払われないと思うと、かなりモチベーションに影響するからです。

たとえば残業代がきちんと支払われないと思うと、残業する気がなくなるでしょう。
仕事が終わっていなければ、残業せざるを得ないかもしれませんが、やる気がなくなって会社の目を盗んで適当なことをする、といったことにもつながるかもしれません。
社員のモチベーションを高めるためには、なるべく早く給与をきっちり支払うことです。

給与を間違えないために

給与間違いがあった場合は、早急に対処する必要があるのですが、そもそも給与を間違えないのがベストです。
給与を間違えないための対策について解説します。

給与計算のルールを明確にする

給与計算のルールが曖昧だと、ミスが生じやすいです。
会計担当が間違えることもありますが、社員が勘違いするケースもあります。
社員が勘違いすると会計担当に連絡が入り、結果的に業務が増えます。
勘違いした社員にはただ単に合っていると伝えるだけでなく、きちんと合っている理由を説明する必要があるでしょう。
なぜなら前述した通り社員は給与のために働いているので、その給与がどうなっているのかよくわからないと、モチベーションが低下するからです。

給与計算のルールがややこしいと社員に説明するのにも時間がかかり、デメリットが大きいです。

システムで自動計算する

給与計算は、なるべくシステム化して自動計算するのがベストです。
数字の入力はある程度手作業になるかもしれませんが、たとえば社員が入力した数字を、そのまま読み込んで自動計算するようなシステムなら、給与のミスは減るでしょう。
社員が入力した数字を、会計担当が転記するような作業もなるべくなくした方が良くて、社員が入力した数字をそのまま使えば、少なくとも会計担当が数字をミスする機会がなくなります。

ただし社員が数字を入力ミスする可能性があるため、その点はよく注意喚起した方が良いでしょう。
とはいえ社員が入力ミスをした場合その社員の責任なので、給与が不明確だと思う、納得がいかない、といったことは減るかと思います。
社員が自分で入力できるようにしておけば給与ミスで社員のモチベーションを低下させる心配もないので、その点では安心です。

まとめ

給与計算で間違いが発生!どう対処すればいい?

給与を間違えてしまった場合、それが不足なら特に早く対処する必要があります。
給与がきちんと支払われないと、社員のモチベーションに大きく影響するからです。
また給与計算を単純化、自動化することでミスを減らし効率化できます。

ただし給与計算の単純化、自動化は難しいので、専門家に相談するのがおすすめです。

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