【生産性向上】失敗しないテレワーク導入の秘訣は?

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成功するテレワーク導入のポイント

新型コロナウイルス感染症の流行に伴い、感染予防の観点からテレワークが大いに注目を集め、急速に導入が進みました。
現在、大手企業の中には、大規模にテレワークを導入するところも出ています。ただ、こうした実情は理解していても、テレワーク導入に踏み切れない企業があるのも事実です。
テレワークをスムーズに導入するためには、どのようなポイントがあるのでしょうか?

導入目的をはっきりさせる

まず「そもそもなぜテレワークを導入するのか」という目的をはっきりさせる必要があります。
これは、目的がはっきりしていれば、導入に向けた道筋がつけやすいからです。

現在だと、「新型コロナウイルス感染症の感染予防」という目的が多いでしょう。オフィスの人数を減らすことで感染リスクを下げるというわけです。
喘息や糖尿病といった基礎疾患を持つ人は、特に重症化しやすいとされていますので、そうした人からテレワークの対象にするという、導入の道筋もつけやすくなります。

また、コスト削減が目的というケースもあります。
テレワークを導入すれば、従業員の自宅からオフィスまでの交通費支給の削減が可能ですし、ペーパーレス化にもつながります。

働き方改革の一環として、長時間の拘束をなくすという目的も考えられます。
この場合、テレワークは長時間労働につながるリスクがあるため、対策を考えることから始められます。

いずれにしても、目的をしっかりさせておけば、何が必要か、誰を対象にするかといったテレワーク導入の道筋がつけやすくなり、導入がスムーズになるというわけです。

「できること」「できないこと」ピックアップ

会社の業務すべてをテレワークに移行できるかというと、そういうわけでもありません。
実際には「できること」と「できないこと」が存在しています。
自宅や出先から会社のPCへのリモートアクセスが可能になる環境が構築できれば、PCを使う作業は理論上、可能になります。
それでも、業務内容によっては「できること」と「できないこと」はあります。

個人情報を扱う機会が多い業務の場合、情報流出防止の観点から、リモートアクセスであってもテレワークは難しくなります。
社内の経理情報の場合は、不正防止の観点から難しいという見方もあります。
オンライン会議ツールの導入にしても同様です。
オンラインで済ませられるものもあれば、セキュリティー上オンラインでは厳しいというものも出てくることが想定できるためです。

メーカーの場合だと、製品を作る業務や、検品する業務なども、テレワークへの移行は不可能です。
感染症対策などが目的の場合、業務を継続するかどうかなども含め、検討しなければなりません。
こうした「できること」「できないこと」の切り分けをしっかりと行うことで、テレワークをどの範囲で行うか、できない部署はどのような対策を取るべきかなどが見え、導入しやすくなります。

実施に最低限必要な環境を整備する

テレワークの導入目的や「できること」「できないこと」をはっきりさせれば、導入に向けて、最低限必要となる環境をいかに整備するかも見えてきます。
まず、PCでの作業を可能な限り、自宅やコワーキングスペースなどで行うという目的ならば、リモートアクセス環境の構築は欠かすことができません。

特に、ネットなどはスマートフォンで事足りてしまうため、PCを持つまでもないと考えている人が意外と多いです。
会社PCの貸出など対応が必要になります。

同様にネット環境が整っているか、も重要です。
プライベートでのネット使用は、スマートフォンやポケットルーターを使用しており、自宅には固定のネット回線を引いていない、という方も少なくはありません。

そして、紙の資料を電子化することは欠かせません。
社内で閲覧するならば紙の資料のままでよいのですが、セキュリティー上、持ち出すことができないものも多いでしょう。
リモートアクセスでこうした書類を取り扱う場合、前もって電子化しておかなければ閲覧そのものができません。
電子化することで、将来的なペーパーレス化につながりメリットもあります。

管理職から率先して実施する

テレワークが導入されたとしても、自分が行うとなると二の足を踏んでしまう人は少なくありません。
出社しないで仕事をすることで、上司から評価に悪影響を与えるのではないかという懸念があるためです。
リモートワークは出勤を伴わないため「楽をしていると誤解されて、上司からの悪い評価につながってしまうのではないか」と考える従業員が多いことも想定できます。

人員的に余裕がない職場だと、従業員がそうした考え方に陥りがちです。
結果として誰もリモートワークに移行しようとせず、制度を作っても機能しない可能性があります。
こうした事態を避けるための、効果的な方法があります。
リモートワークを、管理職から率先して実施していくようにすることです。

上司が率先してリモートワーク移行を行って入れば、従業員は同じことをしても評価が下げられることはないと判断できるため、積極的に導入しようとするようになるというわけです。
そのためには、従業員が目の前にいなくても、管理職が可能な限り公正な評価ができるかどうかという点が重要です。
本当の意味でのマネジメントスキルが問われるのです。

あくまでも「トライアル」の認識で行う

新型コロナ感染症の流行以前からテレワークを積極的に行っていた企業は、少数派といえます。
このため、十分に準備を整えていても、問題が起きるのではないかという不安がつきまといます。
ただ、問題が起きることを恐れてばかりいたのでは、いつまでもテレワークを導入できません。
問題を起こさないためにはテレワークをやらなければいいという、後ろ向きな考え方に支配されるためです。
感染症の流行に限らず、自然災害などで交通機関がストップするなど、テレワークの必要性が出てくる可能性は高いのです。
いずれは導入が必要になると言っても、過言ではありません。

テレワークに限らず、何事も最初にやるときには、問題が起きるのは付き物と言っていいでしょう。
ならば、テレワーク導入を「トライアル」の認識で行うのがオススメです。
問題が発生してはいけないと考えるのではなく、発生した問題を解決し、より良いテレワークのための環境を作るために生かしていこうと考えていくわけです。
起きた問題を解決し、対処法を蓄積していけば、何かが起きたときのテレワーク移行はよりスムーズに行えるようになります。
こうしたノウハウの蓄積が重要なのです。

まとめ

【生産性向上】失敗しないテレワーク導入の秘訣は?

テレワーク導入のためには目的をはっきりさせ、できることとできないことを切り分けたうえで環境整備を行うと、スムーズに準備が進むようになります。

上司の評価を気にして従業員がテレワーク制度を利用したがらないなら、管理職が率先してテレワークを行うことで、従業員の意識を変えられる可能性があります。

そして、テレワークを行う際に問題を起こしてはいけないと考えるのではなく、問題を今後に生かすための「トライアル」と考えていくのです。これらが、テレワーク導入のコツといえます。