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オンラインで採用活動！注意点を知れば怖くない
2020年、新型コロナウィルス感染症の影響で、様々な生活様式に変革がもたらされています。
「企業の採用活動」もそのひとつ。
近年、採用活動のオンライン化を検討する企業も増えてきました。
ただ、検討はしているものの不安があるためなかなか実施できない担当者もいるのではないでしょうか。
採用のオンライン化自体は以前から考えられていましたが、新型コロナの感染拡大という災厄でしかたなく検討せざるおえなくなったという企業もあるはずです。
採用活動のオンライン化を前々から計画していたわけでもなく、経験もなければ不安が生じるのもしかたないことです。
ただ、採用活動をオンライン化すれば、遠方の人材と接点が作れますし、採用活動の工数も減って全体的にスピードアップできるというメリットもあります。
メリットを最大限活かすためにも、オンライン採用で押さえておきたい注意点を知っておきましょう。
そうすれば、従来では得られなかった優れた人材を得られるきっかけをたくさん作れるのです。
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採用活動のオンライン化にする場合の注意点
採用活動のオンライン化を導入するにあたって、注意したいことはたくさんあります。
通常の採用活動と異なり、オンライン特有の問題が発生してうまく対応できなければ、優秀な人材に無用な不安感を与えて、みすみす逃してしまうことになりかねません。
採用活動のオンライン化でなにを注意すればいいのか解説します。
なにが問題になるか検討していないと大きな失敗につながる
採用活動をオンライン化したとき、なにが問題になるのか事前に洗い出しておくことをおすすめします。
スタートして問題があるとわかった場合、なかなか修正するのが難しいからです。
小さい問題でも続けば大きなトラブルにつながる可能性もあります。
事前に起こりうる問題を洗い出して準備をしていれば、いざというときもスムーズに対応できます。
たとえば、面接の場合、直接顔を合わせて話をするのとモニターを通じてのオンラインでは勝手が違います。
面接で必要な表情や目線や口調の変化など、細かい部分での変化をチェックしづらい問題があるのです。
応募者もモニター越しでは、どんな雰囲気の会社かわかりません。
そのためミスマッチが起きかねません。
その点も対策を練ったほうがよいでしょう。
どんなツールを採用するのか
面接をオンライン化した場合、どんなオンライン面接ツールを導入するかも考えたほうがよいでしょう。
オンライン面接ツールといってもさまざまで、それぞれ機能やコストが違います。
また、オンライン面接以外に、日常の仕事でも使いたいと考えるなら、より慎重に吟味しなければなりません。
チャット機能やスケジュール管理や、面接に必要な資料を簡単に閲覧できる機能があれば、仕事でも面接でも助けになります。
無料のオンライン面接ツールもありますが、ノイズが入る、画質が不安定、録画の有無や画面共有など、機能が充実していないと充実した採用活動はできません。
一方、有料のオンライン面接ツール選びでは、導入コストが問題になります。
使い方が複雑なら、ITが苦手な面接官にとっては頭痛の種です。
その点も踏まえて、どんなオンライン面接ツールを使用するのか、慎重に検討してください。
使い勝手は満足できるレベルになっているか
根本的な性能面で、満足できないと使い勝手は損なわれます。
たとえば基本機能である「画質」や「音声」「画面設計」などは、選ぶときには慎重になりたい重要なポイントです。
画質や音声の問題は、実際に顔と顔を合わせる従来の面接にはありません。
緊張しているのか落ち着いているのか、真剣なのか不真面目なのか、嘘をついていないかなど、表情からわかることは、経験豊富な面接官ならすぐにわかるものです。
しかし画質や音声の品質が悪いと、応募者の本音や性格などを見極めるのはむずかしくなります。
また、使いやすい画面設計になっているかどうかも注意してください。
使いづらいとイライラが募りますし、ミスも増えます。
基本性能が高いと、それだけ導入コストは高くなりがちですが、長期的に使い続けるつもりなら検討するに値します。
オンライン面接ツールには、無料トライアルを提供しているものも多く、実際に使い勝手を体験できますから、導入の前に複数チェックして比較しましょう。
うまく行かなかったときのフォローも考えておく
オンライン面接ツールでの面接では、予測できないアクシデントや不具合があることも想定しておきましょう。
トラブルにどう対応するか考えておけば、いざという時、バタバタしなくて済みます。
たとえば通信環境が安定しているかどうかは、準備段階にテストをしてチェックできます。
不具合で満足な面接ができなかったときを想定し、募集者にどんなフォローを入れるのかも、対応策を考えておきたいところです。
再度、面接を行うならスケジュールはどうするか、面接時、IT機器に強いスタッフをそばに置き、トラブルが起これば、すぐに復旧できる体制を整えることも検討しましょう。
そうすれば面接官だけではなく、応募者も不要な心配をしなくて済みます。
面接を邪魔しない環境を整えておくことがなにより重要
雑音が入らない環境づくりを徹底しましょう。
雑音は面接官と応募者のコミュニケーションを阻害するものです。
そのため、雑音が入り込まない環境づくりを心がけてください。
たとえば、いつも仕事をしている場所だと、足音、人の声、ドアの開閉音、キーボードを打ち込む音など、面接を邪魔する音があふれています。
面接官や応募者双方が、お互いの声を聞き取れないことが多くなりかねません。
会議室の利用や、ヘッドセットを使って、相手の声がクリアに聞こえるような状態にしておきましょう。
ツールを使いこなせるようにしておく
本格的にオンラインでの採用活動が行われる前に、面接官もある程度ツールを使いこなせるようにしておきましょう。
IT機器に強いスタッフが他の仕事に追われているとき、サポートが期待できません。
面接官が不具合を調整しなければならない場面も出てきます。
最低限、基本的な使い方はしっかり確認しておいたほうが安心です。
たとえば、ログインとログアウトは通信の切断のことです。
オンライン面接では、一般的にこのログインとログアウトが面接の開始と終了を意味しています。
ログアウトを知らないと、面接が終わっても応募者とつながったままです。
下手をすれば、他の面接官と感想や印象を話したときに、内容がダダ漏れになります。
音声が小さくて大きくしたくてもできないと、面接官も応募者もしんどい面接になります。
画質や音声の調整や、基本の使い方は把握しておきたいところです。
普段とは違う意識で声を出す
通常の面接と異なり、オンラインでは映像や音声が遅れて見えたり聞こえたりする、遅延のような現象も起きやすいです
。生じると質問と返答が被るなどのトラブルが発生してしまいます。基本的に間も考えてゆっくりと話すなど、通常の面接とは異なるテクニックが必要です。
カメラの位置にも注意してください。
基本は、自分の目の高さに合わせることです。
面接官と応募者の目線の位置が違うと、見下ろしたり、見上げたりする形になりかねません。
また、画面ではなくカメラを見るようにしてください。
このような点も、無料トライアルを通しチェックしておくとよいでしょう。
また、社内でオンライン面接ツールを使って、疑似オンライン面接を何度か行い調整すれば、よりベターと言えます。
まとめ～ 注意点を理解して事前対策 ～
採用活動にオンラインを導入する流れはコロナが収束しても拡大していく可能性が高いです。
業種に関わらず社会的にIT化の流れもあります。
出社をしないテレワークという新しい働き方もその一環でしょう。
面接などの採用活動もオンライン化する流れもけして不思議ではありません。
ただ、採用活動のオンライン化は従来とは異なる方法です。
また、就職活動は、応募者の人生を大きく左右するイベントなのは間違いありません。
だからこそ、オンラインによる採用活動を検討するなら、企業側も注意点もしっかと理解し、スムーズに行える環境づくりに取り組んでいく必要があると言えます。
