売上台帳が管理できていないと危険な3つの理由

売上台帳が管理できていないと危険な3つの理由
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給付金に関わる売上台帳の管理の重要性

意外にも2020年は、売上台帳の存在感が非常に大きくなった一年となりました。

「持続化給付金」「家賃支援給付金」をはじめとするコロナ給付金により、苦しい経営状況を救われたという事業者の方は多かったことでしょう。
多くの国や自治体による給付金は、経営状況などを審査されることになりますが、コロナ給付金の申請審査対象となったのが「売上台帳」の記帳内容です。
前述の持続化給付金の場合給付対象となるのは

  • 「新型コロナウイルス感染症拡大防止の影響によって」
  • 「売上が前年同月比で50%以上減少している事業者(持続化給付金は1~12月、家賃支援給付金は5~12月が対象となる)」

以上の2つです。

事業の継続をサポートすることを目的とした給付金であり、特に使途が制限されることなく「中小法人等は200万円、個人事業者等は100万円」という柔軟な性質の給付金はコロナ禍の渦中にいた多くの事業者の救いの手となりました。

しかしその一方、前年度の売上台帳の記帳をおろそかにしていた事業者は、なかなか申請ができなかったという声も聞かれます。
なぜなら「持続化給付金」をはじめとする、コロナ給付金の申請審査対象となったのが「売上台帳」の記帳内容だからです。

もちろん給付金に関係なく日々の売り上げを記録する「売上台帳」は、ビジネスの進捗を示すものであり、経営状況の鏡というべき重要なデータです。
これまでになく売上台帳の存在がクローズアップされた今だからこそ、改めて売上台帳の管理の重要性について認識する必要があるのではないでしょうか。

また売上台帳をいい加減に管理していると、思いがけないリスクをはらんでいることにも目を向けたいものです。

この記事では、売上台帳の管理を怠ると危険な理由を特に3つに絞ってご紹介します。

  • 売上台帳の記帳不備は…「給付金申請不備につながる」
  • 売上台帳の記帳不備は…「追徴課税につながる」
  • 売上台帳の記帳不備は…「販売計画倒れにつながる」

ぜひご参考にしてください。

売上台帳の重要性!理解していますか

売上台帳とは?

売上台帳とはビジネスで発生した売り上げを記録するものです。
具体的には「いつ」「何を」「いくら」売上があったのかが記載されていなければなりません。

申告書類にはすべての売上を記帳する必要があります。

売上台帳に記載する項目は?

業種によって記入する項目が変動しますが、基本的には販売先や販売した商品、そして実際の売上金額を記録する必要があります。
複式記帳する項目は次の通りです。

  • 売上(販売)日付
  • 販売した商品やサービス(借方勘定科目)
  • 売上金額の入金ルート(貸方勘定科目)
  • 売上(販売)金額

また毎月の売上額の合計も記載し、月ごとの会計の締めを行うことも重要です。

売上台帳の管理の仕方は?

税理士に依頼していない事業者の場合売上台帳は自己管理となります。
経理ソフトを利用していない場合には、Excelなどの表計算ソフト、もしくは手書きでも構いません。

しかしオンライン化デジタル化が進む昨今、給付金申請のデータ提出には「PDFファイル」などの形式での提出が必須となる場合も多くなりました。

「持続化給付金」「家賃支援給付金」は売上台帳に記載する?

まず最初に押さえておきたいことは、赤字決算でない限り持続化給付金や家賃支援給付金は課税対象となる収入であることです。
しかし実際にビジネスで動いた「売上」ではないため、勘定科目は「売上」ではありません。
法人・個人事業主ともに「雑収入」となります。
収入にはあたるため

  • 個人事業主は青色申告決算書上は「売上(収入)金額」
  • 法人は損益計算書上は「営業外収益」

どちらかに含まれます。

計上日は入金日、もしくは支給決定の通知を受けた日のどちらかを選択しておけばよいでしょう。
消費税はかからないので、経理ソフト入力時など税区分は「対象外」に設定すればOKです。

売上台帳管理不備のリスク「給付金申請不備につながる」

売上管理台帳フォーマットそのものは自由

多くの給付金(コロナ関連含める)は申請データについて、特にフォーマットの指定がないことがほとんどです。
また、オンライン申請時にファイル形式が指定される(PDF・JPG・PNGなど)ことはありますが、手書きであっても許可されることが多くなっています。

売上台帳は正しく記録されていることが重要

しかし、提出される売上台帳に不備があるのでは、せっかく条件をクリアしていても却下されてしまいます。
例えば、売上台帳の月ごとの売上の合計金額に計算ミスがあったり、そもそも売り上げに知事が間違っている場合などです。

売上台帳の誤ったデータ記帳は、深刻間違いにもつながる重大なミスとなります。
日々の管理を徹底しておくことで、必要な支援を受けられる可能性が高まります。
日ごろから入念なチェックを怠らないようにしましょう。

売上台帳管理不備のリスク「追徴課税につながる」

個人事業主も税務調査の対象になる

個人事業主は税務調査の対象にならないとは限りません。
法人だけでなく、たとえ従業員ゼロの個人事業主やフリーランスにも税務調査は確実に行われています。

いい加減な記帳をしている売上台帳では、税務調査の担当官への説明もままなりません。
もし説明できない矛盾が発覚した場合、「脱税」とみなされて多額の追徴課税となるリスクがないとはいえません。
やはりここでも、売上台帳の正確性が重要な問題となります。

実調率とはなに?

法人個人事業主など事業者が税務調査を受ける割合を「実調率」と呼びます。
1995年から試験的に導入され、2001年に全国に配備された「国税総合管理(KSK)システム」によって税務調査対象となる事業者が選抜されます。

システムが調査対象とする「アラート値」と判断される事業者は、売上や利益に大きな変動がある、同業他社と比較すると異様に経費金額が大きいなどです。
法人でなくとも個人事業者も対象となっています。

また国税局ではマンパワーによる独自の選抜も行っています。「一人親方だから」「個人事務所だから」と安易に安心することなく、日々の経理は確実に正確に行っておきましょう。

売上台帳管理不備のリスク「販売計画倒れにつながる」

売上台帳の記帳によって、日々の売り上げを記録することは月間、四半期、年間の業績を記録することにつながります。
期初に掲げた販売及び経営プランと照らし合わせて、反省や改善を行うための重要な指標となります。

いくら素晴らしい計画を立てても、進捗率がはかれないのでは意味がありません。
着実に業績を上げるにはどうすればいいのか、より事業を安定させる道しるべとなる売上台帳の記帳は重要な業務と心得たいものです。

売上台帳管理でスムーズな事業経営を

売上台帳はその名の通りに、日々の売り上げの記録を記したものです。
そしてご説明してきた通り売上台帳への記帳を疎かにしていると、後で思いもかけなかったトラブルにつながるリスクがあることを忘れずにいたいものです。

ここで売上台帳管理不備のリスクについて再掲しておきます。

  • 売上台帳管理不備のリスク「給付金申請不備につながる」
  • 売上台帳管理不備のリスク「追徴課税につながる」
  • 売上台帳管理不備のリスク「販売計画倒れにつながる」

まとめ

売上台帳が管理できていないと危険な3つの理由

ご紹介してきたように売上台帳はビジネスの成果を記し、健全な経営が行われていることを示す証拠ともいえる重要データです。
常に売上台帳は最新の状態に更新されている状況を保ちたいですね。

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