【経理代行サービスの基礎知識】
失敗しないための賢い選び方・使い方

経理代行サービスの基礎知識
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自社に合った経理代行サービスの選び方とは

経理代行サービスは会社の経理部門や個人事業主の代わりに経理業務を行います。
完全に代行するだけではなく、会社の経理部門と協力するケースもあります。
経理部門があるのに、どうして外部サービスを利用しなければならないのか不思議な人もいるでしょう。
また、利用を検討していても、会社の実業に合わせた適切な経理代行サービスを選びたいとお悩みの経営者も居るはずです。
経理代行サービスの選び方なども含めて解説しますので参考にしてみてください。

経理代行サービスが必要となる場面は複数ある

経理代行サービスの基礎知識

経理代行サービスが必要となる場面はたくさんあります。
起業時、経営者が経理を兼務していることもあるでしょう、個人事業主も、経理の知識を持った人ばかりでは無いはずです。しかし、経理は専門知識を求められます。
経理業務に時間がかかり過ぎる、精神的な負担が大きいことで本業に悪影響が出るケースもあるでしょう。
そんな時、経理代行サービスが助けになります。

代表が経理業務も兼任している場合

創業間もない中小企業やベンチャーの場合、人手の兼ね合いや人件費の節約のため、経営者が経理業務も兼務しているケースは多いと思われます。
しかし、経理業務に大切なリソースを割いてしまい、営業活動が疎かになってしまっては本末転倒です。
通帳コピー、請求書、領収書など、必要な書類をそろえて経理代行業者に渡すだけで、経理業務にかける手間を大幅に削減、本来の業務に専念する時間を作ることができます。
また経理業務を丸ごとまかせられる業者なら、会計ソフトを自分で操作する必要もなくなり、パソコン操作が苦手な経営者にとっては、より業務の効率化に寄与できる選択と言えます。

経理担当者が急に退職をする場合

経理担当者が一人しか居ない会社もあるでしょう。
一人しか居ない経理担当者が都合により退職となれば早急に代わりを見つけるしかありません。また、ベテランの経理担当者がひとりだけで居て、後は未熟な新人ばかりというケースも考えられます。
経理担当者が居ても、ミスばかりで不安なときもあるでしょう。
そんなとき、経理代行サービスが助けとなります。
状況によっては経理担当者を雇うよりも、人件費などの関連するコストを抑えられるケースもあるのです。

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経理代行で受けられるサービス

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経理代行を検討するとしても、具体的にどんなサービスを受けられるのか把握しなければ、無駄な契約となります。
一般的な経理代行サービスの内容を解説しますので、検討材料にしてみてください。

記帳の代行

経理では記帳を行わなければなりません。
税金の申告を行うとき、記帳をいい加減にしていれば税務署の調査が入るリスクさえあります。
また、負担の大きな納税が申告ギリギリになって必要なことが分かり慌てることもあるでしょう。
赤字に気づかず急に分かり慌てて対策をしたが、後の祭りだったというケースも出てくるかもしれません。
しかし日々の業務で記帳が面倒というケースもあるはずです。
そんな人に対し、経理代行サービスは面倒な記帳を代行してくれます。結果、経営状況も分かりやすくなり、慌てることも減少するはずです。

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給与計算の管理

給与計算をいい加減にしていると従業員はついて来てくれません。
一般の業務時間はもちろん、残業代もしっかり支払ってくれる企業だからこそ従業員は信頼してくれます。
できなければ、ライバル企業に優秀な人材を奪われる可能性もあるのです。
そうならないためにもミスのない経理業務を行わなければなりません。
スピーディーでミスのない経理業務を行うためにも、プロである経理代行サービスは助けとなります。

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売掛金や買掛金の管理

売掛金や買掛金は「忘れていました」では話になりません。
売掛金は回収できないリスクもあるため、早めに対応する必要があります。買掛金も支払わずに放置すれば信頼は一気に地へ落ちることになるでしょう。
会社だけではなく、個人事業主も同様です。そんな状況にしたくないなら、経理代行サービスおすすめします。
売掛金、買掛金の管理も代行してくれるからです。結果、未入金の放置を防ぎ健全なキャッシュフローを実現できます。

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決算や申告や年末調整

経理代行サービスでは、決算書や申告書の作成などを代行してくれます。
3月や12月の決算以外にも、月次決算まで必要書類を預けるだけで代行してくれるのです。決算もいい加減にしていると、財務状況が分からなくなり経営判断のミスを招きます。
また、年末調整も無視できません。
年末調整が必要になる時期は、1年の中でも忙しいときです。
また、年末調整自体かなり複雑で専門知識や知識、経験がなければ処理に時間がかかります。それもすべて丸投げできるのです。

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経理代行サービスを利用する3つのメリット

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経理代行サービスに依頼をする前に具体的なメリットを理解しておきましょう。

経理に時間を取られない

従業員の一人に本来の業務以外に経理業務を兼務してもらっているケースもあるでしょう。
また、経営者自ら経理をしなければならないと、本来の業務ができません。
経理は業務の中で非常に重要ですが、だからといって利益に直結するものではありません。
経理業務に圧迫され、本来の業務が後回しになっていれば問題です。
また、兼務によって負担が大きくなりミスが頻発する可能性もあるでしょう。
繁忙期になれば、ストレスによる過労など健康問題も無視できません。そのような問題を、経理代行サービスは解決できます。

人件費を減らせる

経理代行サービスを利用すれば人件費の削減につながります。
雇用する場合、給与以外にも福利厚生といった負担も考えなければなりません。また、従業員の管理も考える必要があります。
経理担当者が急に止めれば現場は混乱するでしょう。
経理代行サービスに依頼をすることで、人件費の削減や退職リスクに対応できます。

経理専門だからこそ早い

熟練者と新人では正確さもスピードもまったく異なります。
経理業務の知識や経験が無い新人に任せた場合、ミスが起きる可能性もあるでしょう。
しかし、経営者自ら、書類にミスがないかどうかチェックするのも負担が大きいはずです。
また、法律改正が行われればそれに対して対応しないといけません。
経理代行サービスは経理のプロ集団だからこそ正確です。
また、法改正にも柔軟に対応できるだけではなく、新しい情報を代わりに収集してもらえます。

経理代行サービスに依頼をしたときの5つのデメリット

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経理代行サービスのメリットは非常に魅力的ではありますが、もちろんデメリットも存在します。
経理代行サービスはメリットだけ見て利用を決断するのはよくありません。
デメリットもきちんと理解した上で、本当に自社に必要かどうか判断しましょう。

会社独自の経理担当者が育たない

完全に丸投げした場合、会社独自の経理担当者を育てることができません。
経理業務は知識と経験が必要な業務です。経理担当者以外の社員にとっても、経理に関する知識や経験を得る機会はなくなります。

経理に関する知識と経験の積み重ねを得られない

経営者を含め経理に関する知識やノウハウが身につきません。
書籍などでも知識を得ることはできます。ただし、現実の経理業務は実践しなければ分からないことも多々あるでしょう。
経理に関する知識と経験があれば、日々の業績をチェックでき、将来的な経営戦略を考える助けとなります。
経理に関する知識がなければ根拠がある正確な分析もできません。社員も経理上の視点から経営への提案ができなくなるのです。

経理に関する知識と経験の積み重ねを得られない

経理職は採用時点で実務経験がある人であっても、戦力として活躍してもらえるようになるまでは1年程度の研修期間が必要と言われます。

情報漏れのリスクがある

経理代行サービスも領収書や請求書などの書類がなければ、経理業務はできません。
経理代行サービスを利用する場合、経理業務に必要な書類を外部に送らなければならないのです。
郵便で送付する場合、未郵送や、紛失などが起きる可能性もゼロではありません。その際、利益や社員情報などが外部に漏れる可能性もあります。

業務によっては派遣社員より高額になる場合もある

一般的な経理業務以外にプラスしてオプションメニューなどを設けているところもあります。
オプションメニューが魅力的だと感じて複数加えれば、結果的に派遣社員などを雇ったほうが費用を抑えられたという結果も珍しくありません。
また、経理代行サービスに依頼するときの価格相場を把握していないと、相場より高い費用の業者に依頼をする可能性もあります。

実情に合わせた経理代行サービスの賢い選び方

経理代行サービスの基礎知識

経理代行サービスを選ぶときは、会社の実情に照らし合わせて選ばなければなりません。
依頼しなくても十分対応できたと、後になって分かれば貴重な資産の無駄遣いという結果にもなりかねないでしょう。
それでは、経理代行サービスは何をポイントに選べばよいのでしょうか?
下記に代行業者を選ぶ際のポイントを5つ挙げます。

POINT 1.信頼性や経験はどれだけあるのか

基本は信頼性と経験です。
求めることをきちんと遂行してくれる経理代行サービスに相談してください。
そのためには、依頼をする経理代行サービスのスタッフの経験値や実績をチェックしましょう。
依頼する経理代行サービスがそのまま業務を行ってくれるのか、または、外部業者に委託するのかもチェックしたいところです。
下請けなどに丸投げされることで、領収書などの重要な情報が多くの人の目にさらされることになります。

POINT 2.確定申告まで依頼するなら資格の有無を確認

税理士が在籍しているかどうかもチェックしてください。
確定申告は税理士の独占業務のために、本人と税理士以外では税務書類を作れないのです。決算代行サービスではなく税理士に依頼をするのも方法のひとつでしょう。
ただ、税理士の場合だと年間契約にしか対応できない場合も少なくありません。

POINT 3.業務範囲を確認

一時的に経理に関する人件費をとにかく押さえたい場合と、常駐して経理業務を依頼したい場合では適した経理代行サービスも異なります。
常駐して経理業務を任せるのであれば、どの範囲まで経理業務に対応してくれるのかチェックしましょう。
常駐して経理業務は行うが、もっぱら記帳代行専門で細かな業務は対応しないとなれば、費用も経理業務の負担も減りません。
また、一時的に経理代行サービスを利用するとしても、求める経理業務にすべて対応してくれるかどうかをチェックしてから契約を結ぶようにしましょう。
会社の実情に合わせて柔軟に対応し、適切なプランを提供してくれるかどうかも選ぶときの重要なポイントです。

POINT 4.プランなど価格設定をチェック

経理代行サービスそれぞれでプランや価格設定も異なります。
会社に合ったプランか、負担にならない価格設定かチェックしましょう。余裕を持って支払える価格設定になっているかどうか確認することも大切です。
格安プランを提案してくれても、必要なサービスがまったく入っていないこともあります。相場より安い価格設定になっている場合、理由もきちんと聞いておきましょう。

POINT 5.必要ならコンサルタントサービスもあるかチェック

経理業務で表に出てくる数字は経営状況を表します。
熟練した経理は経営状況をすぐに理解できるだけではなく、問題点を見極める力を持っているのです。そのため、経営に対し意見を言える経理も少なくありません。
経理代行サービスの中にはコンサル業務も行えるところもあります。
収益や負担の軽減、どの業務で改善を求めるのか、経理により出てきた数字から導き出すことができるのです。
経営状況について、経理の観点からアドバイスができるかどうかも必要ならチェックしましょう。

おすすめの経理アウトソーシングサービス

まとめ

経理代行サービスの基礎知識

経理代行サービスにもさまざまな業者が存在します。
中には無資格でいい加減な仕事を行い高額請求をする悪徳業者もあるでしょう。
そのような業者にひっかからないように、経理代行サービスに関する基礎知識を知っておくことは大切なのです。
自社にとって、経理業務で問題になっている部分は何かしっかりと洗い出し、解決をしてくれる信頼のおける経理代行サービスを選びましょう。

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