テレワーク導入で就業規則の作成はどうなる?

テレワーク導入で就業規則の作成はどうなる?
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テレワーク導入時の就業規則作成のポイントは?

2020年は新型コロナウイルス感染症の影響により、在宅勤務をはじめとするテレワークへの移行が急速に行われました。
しかし、今まで会社に通勤していたのに関わらず、テレワークを導入した場合は今までの就業規則はどうなってしまうのでしょうか?

今回は、実際にテレワークを導入するにあたって就業規則作成時のポイントについて詳しく解説します。

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テレワークの概要

2020年に、世界中で大流行している新型コロナウイルス感染症の影響により、多くの会社がテレワークを新たに導入することになりました。

実際に、内閣府が2020年6月21日に公表した「新型コロナウイルス感染症の影響下における生活意識・行動の変化に関する調査」において全国でテレワークを経験した人の割合は34.6%となっています。

テレワークとは、「Tele = 離れた」と「Work = 働く」を合わせた造語となっており、時間や場所にとらわれない働き方のことをいいます。
その中でも、大きく分けて下記の3つに分類することができます。

  • 在宅勤務
  • モバイルワーク
  • サテライトオフィス勤務

在宅勤務

在宅勤務とはその名前の通り、実際に会社に出勤するということはなく、自宅を就業場所として働く労働形態のことをいいます。

就業内容としては、会社から支給されたパソコンなどを使用して、会社と同じような環境で仕事を行ってもらいます。
ただ、住宅勤務は自宅を就業場所とするものの1年中、会社に通勤しないということではなく週・もしくは月に何回かは出勤してもらうことがほとんどとなっています。

在宅勤務は自宅を就業場所としているため、出産直後や介護をしている際などにおいて在宅勤務は有効な方法になります。
また、在宅勤務を取り入れることにより、「既存の社員の離職を防ぐ」と「採用力を上げる」の両方にアプローチして、長期に渡って人材を確保することができたり、作業効率の向上が期待できます。

モバイルワーク

モバイルワークとはノートパソコンやタブレットなどを使用して、場所や時間を制限されずに仕事を行う形態のことをいいます。
場所や時間に制限されることがないため、移動中やカフェなどでも仕事を行うことが可能になります。

モバイルワークは営業・保険外交員・経営層などにおいて有効な働き方となっており、モバイルワークを取り入れることにより、作業効率や顧客満足度の向上が期待されています。

サテライトオフィス勤務

サテライトオフィス勤務とは、会社の本社や支社とは別にオフィスや遠隔勤務用の施設で働くことをいいます。
サテライトオフィスになる場所は会社の本社や支社と同じように働けるように通信環境が整備された場所を選ぶことが一般的となっています。

サテライトオフィス勤務は、オフィスを設置する場所によって下記の3つに分けることができます。

【都市型サテライトオフィス】

都市部に本社があり、都市部の近くに別のオフィスを設けます。

【地方型サテライトオフィス】

会社が都市部に本社がありますが、それとは別に地方にオフィスを設けます。

【近郊型サテライトオフィス】

郊外のベッドタウンなどのエリアにオフィスを設けます。

サテライトオフィス勤務を行うことにより、作業効率の向上はもちろんみられますが、それ以外にも空き家などを活用することができ、地方創生につながることも期待されています。

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テレワークを行う際の就業規則のポイント

就業規則の作成に関しては、労働基準法第89条第1項により「常時10名を超えている会社」では作成と届出が義務付けられています。

もし、労働時間などの労働時間がテレワークを導入しても変わらない場合は、以前までの就業規則をそのまま使うことができますが、多くの場合は変更点があるため、新たに就業規則を作成する必要があります。

そのため、ここではテレワークを行うにあたって、新たに就業規則を作成する際のポイントについて解説します。

新たにテレワークを行う際の伝え方

上記でも解説しましたが、就業規則というのは常時10名を超えている会社では作成しなければいけません。

もし、就業規則を作成する必要ない会社でテレワークを導入する場合は、テレワークについて労使協定を結んだり、労働条件通知書で従業員に知らせる必要があります。
もともと就業規則にテレワークを記載している場合は、従業員を採用した際に労働条件通知書や就業規則の規程などで明示しておく必要があります。

一方で、新たにテレワークを導入する場合は採用時では、テレワークのことは全く説明されていないため労働条件の変更になります。
そのため、テレワークを導入する際の労働条件を明示して会社と従業員との間で合意する必要があります。

テレワークを導入するには勤務規程の作成が必要

新たにテレワークの勤務規程を作成する場合は、就業規則の全体ではなく一部分になります。
そのため、就業規則の本体全体に直接規定するか、もしくはテレワークの勤務規程の個別規定を設けるようにします。

テレワークの勤務規程が付属であっても、就業規則を作成または変更した場合は、従業員が常時10人以上の会社の場合は決められた手続きを行い、労働基準監督署に届ける必要があります。

その際は、以下のような項目を定める必要があります。

  • テレワーク勤務を命じることに関する規定を記載する
  • テレワークにて労働時間を設ける場合はその時間を記載する
  • 通信費などの負担はどのようにするのかを記載する

テレワーク時の勤務時間の把握をしっかり行う

テレワークの場合においても通常勤務と同じように労働基準法に則り、労働時間は1日8時間、1週間で40時間が原則となっています。
その際、事業主は従業員の労働時間を、しっかり確認し記録していく義務があります。

育児や介護の必要があるためテレワークを導入している場合は、勤務時間の途中で業務が中断してしまう可能性があります。
そのような場合のルールに関しても、事業主と従業員が事前にしっかり話し合いあらかじめ決めておくことが重要になります。

テレワーク時の人事評価の仕方

テレワークを行うと実際の現場にはいないため、働いている様子が分かりません。
そのため、テレワークを行う際に関しては「人物評価」重視から「成果」重視へ移行することが重要です。

従業員が行った成果が数値化できる「目標管理制度」とし、通常勤務している従業員と平等に評価する必要があります。
そのためには、実際にテレワークを行う従業員だけではなく人事評価を行う管理職の人事評価ノウハウやスキルを向上させ、平等に評価させるように教育していくことも重要になります。

管理職が、通常勤務とテレワークしている従業員を平等に評価することができれば、さまざまな雇用形態を提示することができ、従業員の長期雇用にもつながるため非常に重要なスキルになります。

まとめ

テレワーク導入で就業規則の作成はどうなる?

今回は、テレワーク導入時の就業規則作成のポイントを中心に解説しました。
テレワークと言っても「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」の3種類に分けることができ、それぞれに適した働き方があります。

また、今までテレワークを導入し、その内容を就業規則に記載している場合は大きな問題はありませんが、就業規則に記載がない場合は、就業規則の新たな作成または追加する必要があります。

テレワークを導入する理由として育児や介護の必要があるため導入している場合もあります。
そのため、そのような場合は途中で業務が中断した場合の対処方法などは事前に話し合っておく必要があります。

また、テレワークを行い従業員だけでなく人事評価を行う管理職も、通常勤務している従業員とテレワークしている従業員の両者を、平等に評価できるための教育も重要になります。

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