会社設立に必要な印鑑登録・印鑑登録証明書について

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会社実印登録と印鑑証明の方法~個人との違いは?

会社設立に必要な印鑑登録・印鑑登録証明書について

個人に実印があるように、法人である会社にも「実印」というものがあります。
実印だけではなく、「銀行印」もありますし、認印に相当する「角印」もあります。
ただ、個人と法人では印鑑登録や印鑑証明のやり方に、多少の違いがあります。では一体、どのようなところが違っているのでしょうか。
今回は、会社経営者でない限り、あまり手にする事もないであろう、法人印の印鑑登録と印鑑証明について解説いたします。

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会社実印とはどのようなものか

会社設立に必要な印鑑登録・印鑑登録証明書について

個人が重要な手続きを行う場合、印鑑証明書が必要になるケースがあります。
この印鑑証明を行うために登録している印鑑を、実印といいます。
法的な人格を持っている会社についても、会社実印というものがあります。
重要な取引を行う際に使用されることが多いとされ、多くの場合は代表取締役が管理しています。

もちろん、すべての局面で使用されるわけではありません。
銀行取引用には会社銀行印がありますし、一般的な取引や社内文書に使用される認印である「角印」もあります。
なぜ角印と呼ばれているのかというと、会社実印や会社銀行印は丸印が使用されるケースがほとんどであるのに対し、区別しやすくするために角印が認印として利用されることが多いからです。

丸印の外周部に会社名、内部に役職名が書かれていることが多いです。
字体としては、複製されにくい篆書体(てんしょたい)や印相体(いんそうたい)などが使われています。
ただ、個人の実印と大きく違うところが1つあります。
個人の印鑑登録は市町村役場や支所で行うのに対し、会社の印鑑登録は最寄りの法務局で行うことです。

会社実印の登録の方法は?

個人だと印鑑登録を行っていない人も少なくないですが、会社の場合はほぼ間違いなく印鑑登録を行っています。
これは法人設立時に、法務局への印鑑登録が義務付けられているからです。
気をつけなくてはならないのは、会社を設立する予定地の法務局で行わなければならないことです。
自宅とオフィスが離れている場合には、注意が必要になってきます。

一般的には、会社の設立登記を法務局で行う際に、印鑑届書を提出します。
印鑑届書には商号、本社の住所、代表者の氏名や生年月日などの記載が必要です。
登録すると、印鑑カードが交付されます。
この時に気をつけなくてはならないのは、実は会社実印として登録が可能な印鑑のサイズは決まっているということです。

1センチ角以内に収まるものは、会社実印として登録することができません。
また、3センチ角を超えるサイズのものについても、登録が認められなくなっています。
会社実印として印鑑を製作してもらう際、専門の業者に頼めばこのサイズに収まるように作ってくれます。
直径1.4~1.8センチが、一般的なサイズとされています。

会社名の変更などによって会社実印を変更する必要が生じた場合も、法務局で手続きを行います。
このときに、新たな実印に加えて、3ヶ月以内に発行された代表者の印鑑証明書が必要となります。
ちなみに、こうした手続きを行うのは、代表者である必要はありません。
ただ、代表者以外が手続きを行う場合には、代表者印が押印している委任状が必要です。
この印鑑は、認印でOKです。

会社の印鑑証明書の発行手続きは?

会社の印鑑証明書の発行手続きは、大きく分けて3つの方法があります。
法務局に出向いて行う方法、郵送で行う方法、オンラインで行う方法です。

法務局で行う場合

法務局で行う場合には、印鑑登録証明書交付申請書に商号、本社の住所、提出者の氏名・生年月日・役職、印鑑カードの番号を記載して提出します。
提出時には印鑑カードの提示に加え、手数料額に相当する収入印紙の提出も必要になってきます。
ちなみに、手続きを代表者以外が行う場合でも、代表者の委任状は不要です。
法務局によっては、証明書発行請求機が設置されていることもあります。
こちらの方は書類提出が不要なので、窓口よりも時間がかからないというメリットがあります。

郵送で行う場合

郵送の場合は、申請書と収入印紙に加え、返送用の封筒と切手が必要です。
印鑑カードも法務局あてに郵送する必要がありますので、書留で送るなどした方が安全です。

オンラインで行う場合

オンラインで印鑑証明書を発行してもらう場合には、前もって法人の電子証明書を作成しておく必要がありますので、会社設立時に作成しておくと手間が省けます。
電子証明書の作成には手数料が必要ですが、後々の郵送料などを考えると出費を抑えられます。
受け取り方法としては郵送と法務局、証明サービスセンターの窓口などがあります。
オンライン発行をしてもらおうというケースでは、法務局と会社が離れていることが多いでしょう。
手間を考えるなら、郵送してもらうのがおすすめです。

まとめ~窓口が違うことに注意!~

会社設立に必要な印鑑登録・印鑑登録証明書について

会社の印鑑証明書の発行手続きを行う窓口は、市町村役場ではなく法務局です。
また、個人の印鑑証明書のように、コンビニなどでの発行にも対応していません。

法務局から離れた場所で起業する人は面倒ですが、郵送やオンライン手続きにも対応しています。
特に、オンラインは時間がかかりませんので、電子証明書の取得がおすすめです。

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